Não-conformidades

O módulo de Não-Conformidades ou Ação Corretiva, possui controle por origem, reincidência, para definição da causa podemos utilizar a metodologia do Ishikawa e 5 Porquês, sendo possível desenvolver uma série de ações corretivas para responsáveis e prazos diferentes, anexar múltiplos arquivos para evidenciar o ocorrido, vincular com itens da norma, finalizando com a análise da eficácia.

Documentos

O módulo de gestão dos documentos é fantástico, pois além de possuir todas as características de controle, também permite definir um fluxo de aprovação do documento. A lista de divulgação pode ser utilizada para alertar sobre revisões e novos documentos inseridos. Essa lista será a base da política de segurança, sempre com um histórico detalhado, onde membros da equipe sem acesso ao computador podem ser controlados com baixa manual. Também é possível fazer conversões para PDF, inserir mensagens em PDF e vincular com links externos como Dropbox, Google Docs e OneDrive.

Reclamações

Como o controle das reclamações requer boa interação e agilidade, o sistema Effettivo possui um fluxo para lançamento do texto da reclamação, com um cadastro prévio do cliente e a definição do responsável que irá tratá-la. Este responsável irá identificar a causa da reclamação, decidindo se é procedente ou não, realizando o registro do devido retorno dado ao cliente. Também é possível notificar outras pessoas da equipe que o problema ocorreu.

Capacitação

O processo de capacitação de equipe é um dos processos mais importantes, pois ele gera uma sinergia no trabalho dos funcionários. No Sistema Effettivo, iniciamos o processo definindo quais são os treinamentos obrigatórios vinculando-os aos cargos. Assim é criado um controle de quem foi treinado e quem falta treinar. No processo da execução em si, o sistema dispõe de todas as características da capacitação, sejam elas: local, instrutor, objetivo, público alvo, recursos necessários, conteúdo programático, além da lista de participantes. Ao final da execução será possível definir um responsável e prazo para execução da avaliação da eficácia.

Indicadores internos e Externos

Acompanhe os objetivos da empresa com o sistema Effettivo onde é possível fazer o controle de indicadores simples e complexos, internos e externos, com agendamento de preenchimento para responsáveis, definição de metas e planos de ação. Também é possível vincular ao planejamento estratégico e extrair dados do próprio Effettivo.

Análise de Risco e Oportunidades

A mentalidade de riscos e oportunidades foi adequada à norma a fim de torná-la mais eficaz, pois a não obrigatoriedade de realizar ações preventivas e corretivas no trato da não-conformidade estava sendo pouco valorizada. Com este módulo é possível mapear detalhadamente os riscos e oportunidades de sua empresa, incluindo probabilidades, severidade, entre múltiplas ações desenvolvidas, como a definição de responsáveis, prazos e análise da eficácia.

Calibração e Manutenção

O processo de calibração é iniciado com o cadastro do equipamento, onde é possível lançar todas as suas caraterísticas para controle. Após este cadastro, um agendamento é construído para que o sistema Effettivo alerte o responsável da necessidade de calibração do equipamento. Para manutenção, é possível deixar uma lista de ações a serem realizadas e uma lista de peças a serem trocadas. O mais interessante é ver uma “lista mestra” de equipamentos com suas calibrações, manutenções e pendências de realizações geradas automaticamente pelo sistema Effettivo.

Auditorias

Nas auditorias é possível construir modelos de checklist nos padrões da ISO 9000, ONA e qualquer outro a mais que você queira criar com itens, subitens, perguntas e pesos. Na execução da Auditoria, você pode selecionar os itens desejados que serão aplicados a cada área de forma que o sistema gere automaticamente um passo a passo de itens, disponibilizando todas as informações pertinentes ao processo.

Ações Preventivas e Corretivas

Baseados em procedimento já definidos na empresa, é possível desenvolver ações com o foco na proatividade, criando um ciclo virtuoso de desenvolvimento na sua empresa. O Sistema Effettivo oferece um passo a passo interessante com fato, causa, distribuição de ações a serem realizadas, com responsáveis e prazo para cada ação.

Qualificar /Avaliar Fornecedores

No Sistema Effettivo é possível criar os critérios de qualificação e avaliação, inclusive com pesos. Os critérios podem ser definidos pontualmente para cada fornecedor, assim como o responsável e a periodicidade. Na qualificação, o sistema já traz todos os critérios automaticamente. O fornecedor aprovado se torna apto a ser avaliado periodicamente com gráficos no seu histórico.

Pesquisa de Satisfação

No Sistema Effettivo é possível construir múltiplos modelos de pesquisa de satisfação com várias perguntas e diversos tipos de resposta, definido os pesos desejados para cada resposta. A partir de uma seleção de participantes pode ser feito o envio de um e-mail, com o link para participação, em uma dinâmica muito amigável, de passo a passo para responder. O retorno é tabulado automaticamente ficando disponível para consulta inclusive com gráficos.

Planejamento Estratégico

O Planejamento Estratégico da organização é fundamental para a evolução da empresa. É importante ter estratégias que se desdobram em ações para formar tarefas. Estas tarefas serão desenvolvidas por responsáveis e prazos definidos e custos estimados proporcionando um acompanhamento diário.

Documentos Externos

No módulo de documentos externos é possível fazer os registros com um alerta ao responsável do document sobre a necessidade da verificação sobre novas revisões, mantendo o histórico de consultas.

Registros

No cadastro de Registros, é feito o controle das informações de armazenagem, forma de proteção, forma de recuperação, retenção e disposição.

Documentos de Fornecedores

Existem alguns documentos que não são controlados, mas precisamos arquivar e receber um alerta do seu vencimento. Para isto, o sistema pode disponibilizar uma área onde é possível inserir o Alvara, Corpo de Bombeiros, Certidão Negativa, Contrato e etc. Dias antes do vencimento, um responsável será alertado da necessidade de uma ação.

Melhorias

Conceitualmente o desenvolvimento de melhorias tem como objetivo a criação de um novo processo, a fim de avançar na organização da empresa. No Sistema Effettivo conseguimos desenvolver múltiplas ações para alcançar este objetivo.

Projetos

O Sistema Effettivo dispõe de um módulo de projetos que auxilia na gestão dos recursos, tarefas e custos;

Plano de Ação (5W2H)

Esta é uma importante ferramenta para coordenar as ações da sua empresa de forma objetiva: O que será feito? Quando? Onde? Por que?Por quem? Como? Quanto custará?

Plano de Mudanças

As empresas possuem necessidade de mudanças. Estas mudanças podem impactar diretamente nos processos criando um ambiente propício à instabilidade e problemas. Para evitar tais situações é importante desenvolver um plano de mudança que avalie previamente quais processos serão impactados e, caso isto ocorra, quais ações serão tomadas.

Elogios

No módulo de Elogios é possível reconhecer o bom trabalho realizado por um setor ou por um funcionário de forma que o elogio chegue até eles.

Ocorrências de Fornecedor

Os fornecedores são muito importantes na cadeia produtiva de empresa. Então para se realizar uma avaliação mais precisa, é possível fazer registros de falhas dos fornecedores para uma análise dos erros ocorridos entre os períodos de avaliação.

Agenda Corporativa

Existem eventos corporativos que seriam necessários difundir entre a equipe. Pensando nisto, foi criada uma agenda corporativa para exibir informações como: Palestra da CIPA, Dia da Vacina da Gripe e outros.

Testes on-line de capacitação

Após a realização da capacitação é fundamental realizar uma avaliação da eficácia, para saber se os participantes, efetivamente aprenderam a lição. O Sistema Effettivo disponibiliza uma opção onde o cliente pode desenvolver seus próprios testes on-line com perguntas, explicações, imagens, respostas de múltipla escolha e texto livre, com a opção de enviar para o e-mail do participante um convite para realizar o teste. Todo o controle de interatividade fica arquivado e disponível para o responsável decidir se a capacitação foi ou não eficaz.

Produto não-conforme

O módulo de produto ou serviço não conforme auxilia no registo de uma possível falha de definição de escopo e/ou no desenvolvimento do produto ou serviço, gerador de uma insatisfação junto ao cliente. O sistema Effettivo realiza o estudo do fato através de uma ação de correção imediata. Caso proceda, será vinculada uma Não Conformidade (Ação de Correção) abrindo caminho para um estudo mais aprofundado e para o fechamento do produto/serviço não conforme uma análise da eficácia.

Sugestões

Para todas as organizações é muito importante que seus funcionários possam dar sugestões de melhorias para os produtos, serviços e processos da empresa. Este ciclo se completa com o retorno ao funcionário a cerca da implementação da sugestão.

Reuniões

No controle de Reuniões temos tanto o modelo tradicional (com objetivo, pauta e ata) como o mais moderno (com ações, responsáveis, prazo e alertas de conclusão). Existe a possibilidade de convocar os participantes pelo sistema com envio de e-mail, alerta na tela inicial e exportação para Outlook.

Avaliação Periódica do Funcionário

Para a liderança da equipe é importante avaliar os pontos positivos do funcionário e identificar os pontos que precisam ser melhorados. Assim, o RH pode desenvolver múltiplos modelos de avaliações e enviar para o gestor do funcionário, facilitando as avaliações de desempenho. Também é importante realizar uma avaliação admissional com 45 dias e outra em 90 dias.

Controle de Propostas Comerciais

O controle de proposta comerciais vem para auxiliar na gestão comercial com o alerta de data de próximo contato, responsável, origem, status, temperatura, informações, arquivos e valores, com painéis indicativos na tela inicial e até mesmo controle de comissões, fazendo a eficácia aumentar.

Ordem de Serviço

Além da total integração com a equipe de suporte, o sistemas também oferece um módulo do mesmo nível para que seus clientes controlem suas ordens de serviço de diversos setores como manutenção predial, TI ou outros, controlando a quantidade, horas, prazos e a realização de inspeções.

Gestão a Vista

No módulo de Gestão à Vista, o cliente pode selecionar diversos indicadores do próprio sistema definindo os parâmetros, sequência e tempo de rotação. O Sistema Effettivo disponibiliza por este módulo um link que pode ser adicionando em um computador ligado a uma TV, em uma SmartTV ou Chromecast.

Gestão da ASO (Exames Admissional / Demissional / Periódicos e etc)

A exigência legal fez com que desenvolvêssemos um módulo onde é possível fazer a gestão dos exames admissionais, demissionais, mudança de função, retorno ao trabalho e periódicos, com resultados de exames clínicos, específicos e ricos que irão compor a PPP.

Exames Periódicos

É fundamental temos os controles dos exames periódicos, pois passou a ser uma exigência legal

Controle de Vacina

Além do segmento de saúde, desenvolvemos um funcionalidade onde é possível fazer o registros das vacinas dos funcionários e controle das vacinas faltantes. Esta opção está sendo cada vez mais requerida entre indústrias, prestadores de serviço e outros.

CIPA

A NR-5 é bastante clara, exigindo atenção aos prazos e as ações a serem realizadas. Isto fica muito fácil com a ajuda do sistema Effettivo.

Absenteísmo / Atestados

Atualmente em função do controle da produtividade, temos visto os detalhes influenciarem no nível de faltas. Os afastamentos por doenças e acidentes são cada vez mais controlados. Neste módulo, é possível fazer o registro dos atestados médicos gerando o controle dos dias de trabalho perdidos, funcionários que mais se afastam e CID que mais ocorrem.

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