A única ferramenta no mercado com mais de 50 módulos disponíveis para aplicação
O módulo de Não-Conformidades ou Ação Corretiva, possui controle por origem, reincidência, para definição da causa podemos utilizar a metodologia do Ishikawa e 5 Porquês, sendo possível desenvolver uma série de ações corretivas para responsáveis e prazos diferentes, anexar múltiplos arquivos para evidenciar o ocorrido, vincular com itens da norma, finalizando com a análise da eficácia.
O módulo de gestão dos documentos é fantástico, pois além de possuir todas as características de controle, também permite definir um fluxo de aprovação do documento. A lista de divulgação pode ser utilizada para alertar sobre revisões e novos documentos inseridos. Essa lista será a base da política de segurança, sempre com um histórico detalhado, onde membros da equipe sem acesso ao computador podem ser controlados com baixa manual. Também é possível fazer conversões para PDF, inserir mensagens em PDF e vincular com links externos como Dropbox, Google Docs e OneDrive.
Como o controle das reclamações requer boa interação e agilidade, o sistema Effettivo possui um fluxo para lançamento do texto da reclamação, com um cadastro prévio do cliente e a definição do responsável que irá tratá-la. Este responsável irá identificar a causa da reclamação, decidindo se é procedente ou não, realizando o registro do devido retorno dado ao cliente. Também é possível notificar outras pessoas da equipe que o problema ocorreu.
O processo de capacitação de equipe é um dos processos mais importantes, pois ele gera uma sinergia no trabalho dos funcionários. No Sistema Effettivo, iniciamos o processo definindo quais são os treinamentos obrigatórios vinculando-os aos cargos. Assim é criado um controle de quem foi treinado e quem falta treinar. No processo da execução em si, o sistema dispõe de todas as características da capacitação, sejam elas: local, instrutor, objetivo, público alvo, recursos necessários, conteúdo programático, além da lista de participantes. Ao final da execução será possível definir um responsável e prazo para execução da avaliação da eficácia.
Acompanhe os objetivos da empresa com o sistema Effettivo onde é possível fazer o controle de indicadores simples e complexos, internos e externos, com agendamento de preenchimento para responsáveis, definição de metas e planos de ação. Também é possível vincular ao planejamento estratégico e extrair dados do próprio Effettivo.
A mentalidade de riscos e oportunidades foi adequada à norma a fim de torná-la mais eficaz, pois a não obrigatoriedade de realizar ações preventivas e corretivas no trato da não-conformidade estava sendo pouco valorizada. Com este módulo é possível mapear detalhadamente os riscos e oportunidades de sua empresa, incluindo probabilidades, severidade, entre múltiplas ações desenvolvidas, como a definição de responsáveis, prazos e análise da eficácia.
O processo de calibração é iniciado com o cadastro do equipamento, onde é possível lançar todas as suas caraterísticas para controle. Após este cadastro, um agendamento é construído para que o sistema Effettivo alerte o responsável da necessidade de calibração do equipamento. Para manutenção, é possível deixar uma lista de ações a serem realizadas e uma lista de peças a serem trocadas. O mais interessante é ver uma “lista mestra” de equipamentos com suas calibrações, manutenções e pendências de realizações geradas automaticamente pelo sistema Effettivo.
Nas auditorias é possível construir modelos de checklist nos padrões da ISO 9000, ONA e qualquer outro a mais que você queira criar com itens, subitens, perguntas e pesos. Na execução da Auditoria, você pode selecionar os itens desejados que serão aplicados a cada área de forma que o sistema gere automaticamente um passo a passo de itens, disponibilizando todas as informações pertinentes ao processo.
Baseados em procedimento já definidos na empresa, é possível desenvolver ações com o foco na proatividade, criando um ciclo virtuoso de desenvolvimento na sua empresa. O Sistema Effettivo oferece um passo a passo interessante com fato, causa, distribuição de ações a serem realizadas, com responsáveis e prazo para cada ação.
No Sistema Effettivo é possível criar os critérios de qualificação e avaliação, inclusive com pesos. Os critérios podem ser definidos pontualmente para cada fornecedor, assim como o responsável e a periodicidade. Na qualificação, o sistema já traz todos os critérios automaticamente. O fornecedor aprovado se torna apto a ser avaliado periodicamente com gráficos no seu histórico.
No Sistema Effettivo é possível construir múltiplos modelos de pesquisa de satisfação com várias perguntas e diversos tipos de resposta, definido os pesos desejados para cada resposta. A partir de uma seleção de participantes pode ser feito o envio de um e-mail, com o link para participação, em uma dinâmica muito amigável, de passo a passo para responder. O retorno é tabulado automaticamente ficando disponível para consulta inclusive com gráficos.
O Planejamento Estratégico da organização é fundamental para a evolução da empresa. É importante ter estratégias que se desdobram em ações para formar tarefas. Estas tarefas serão desenvolvidas por responsáveis e prazos definidos e custos estimados proporcionando um acompanhamento diário.
No módulo de documentos externos é possível fazer os registros com um alerta ao responsável do document sobre a necessidade da verificação sobre novas revisões, mantendo o histórico de consultas.
No cadastro de Registros, é feito o controle das informações de armazenagem, forma de proteção, forma de recuperação, retenção e disposição.
Existem alguns documentos que não são controlados, mas precisamos arquivar e receber um alerta do seu vencimento. Para isto, o sistema pode disponibilizar uma área onde é possível inserir o Alvara, Corpo de Bombeiros, Certidão Negativa, Contrato e etc. Dias antes do vencimento, um responsável será alertado da necessidade de uma ação.
Conceitualmente o desenvolvimento de melhorias tem como objetivo a criação de um novo processo, a fim de avançar na organização da empresa. No Sistema Effettivo conseguimos desenvolver múltiplas ações para alcançar este objetivo.
O Sistema Effettivo dispõe de um módulo de projetos que auxilia na gestão dos recursos, tarefas e custos;
Esta é uma importante ferramenta para coordenar as ações da sua empresa de forma objetiva: O que será feito? Quando? Onde? Por que?Por quem? Como? Quanto custará?
As empresas possuem necessidade de mudanças. Estas mudanças podem impactar diretamente nos processos criando um ambiente propício à instabilidade e problemas. Para evitar tais situações é importante desenvolver um plano de mudança que avalie previamente quais processos serão impactados e, caso isto ocorra, quais ações serão tomadas.
No módulo de Elogios é possível reconhecer o bom trabalho realizado por um setor ou por um funcionário de forma que o elogio chegue até eles.
Os fornecedores são muito importantes na cadeia produtiva de empresa. Então para se realizar uma avaliação mais precisa, é possível fazer registros de falhas dos fornecedores para uma análise dos erros ocorridos entre os períodos de avaliação.
Existem eventos corporativos que seriam necessários difundir entre a equipe. Pensando nisto, foi criada uma agenda corporativa para exibir informações como: Palestra da CIPA, Dia da Vacina da Gripe e outros.
Após a realização da capacitação é fundamental realizar uma avaliação da eficácia, para saber se os participantes, efetivamente aprenderam a lição. O Sistema Effettivo disponibiliza uma opção onde o cliente pode desenvolver seus próprios testes on-line com perguntas, explicações, imagens, respostas de múltipla escolha e texto livre, com a opção de enviar para o e-mail do participante um convite para realizar o teste. Todo o controle de interatividade fica arquivado e disponível para o responsável decidir se a capacitação foi ou não eficaz.
O módulo de produto ou serviço não conforme auxilia no registo de uma possível falha de definição de escopo e/ou no desenvolvimento do produto ou serviço, gerador de uma insatisfação junto ao cliente. O sistema Effettivo realiza o estudo do fato através de uma ação de correção imediata. Caso proceda, será vinculada uma Não Conformidade (Ação de Correção) abrindo caminho para um estudo mais aprofundado e para o fechamento do produto/serviço não conforme uma análise da eficácia.
Para todas as organizações é muito importante que seus funcionários possam dar sugestões de melhorias para os produtos, serviços e processos da empresa. Este ciclo se completa com o retorno ao funcionário a cerca da implementação da sugestão.
No controle de Reuniões temos tanto o modelo tradicional (com objetivo, pauta e ata) como o mais moderno (com ações, responsáveis, prazo e alertas de conclusão). Existe a possibilidade de convocar os participantes pelo sistema com envio de e-mail, alerta na tela inicial e exportação para Outlook.
Para a liderança da equipe é importante avaliar os pontos positivos do funcionário e identificar os pontos que precisam ser melhorados. Assim, o RH pode desenvolver múltiplos modelos de avaliações e enviar para o gestor do funcionário, facilitando as avaliações de desempenho. Também é importante realizar uma avaliação admissional com 45 dias e outra em 90 dias.
O controle de proposta comerciais vem para auxiliar na gestão comercial com o alerta de data de próximo contato, responsável, origem, status, temperatura, informações, arquivos e valores, com painéis indicativos na tela inicial e até mesmo controle de comissões, fazendo a eficácia aumentar.
Além da total integração com a equipe de suporte, o sistemas também oferece um módulo do mesmo nível para que seus clientes controlem suas ordens de serviço de diversos setores como manutenção predial, TI ou outros, controlando a quantidade, horas, prazos e a realização de inspeções.
No módulo de Gestão à Vista, o cliente pode selecionar diversos indicadores do próprio sistema definindo os parâmetros, sequência e tempo de rotação. O Sistema Effettivo disponibiliza por este módulo um link que pode ser adicionando em um computador ligado a uma TV, em uma SmartTV ou Chromecast.
A exigência legal fez com que desenvolvêssemos um módulo onde é possível fazer a gestão dos exames admissionais, demissionais, mudança de função, retorno ao trabalho e periódicos, com resultados de exames clínicos, específicos e ricos que irão compor a PPP.
É fundamental temos os controles dos exames periódicos, pois passou a ser uma exigência legal
Além do segmento de saúde, desenvolvemos um funcionalidade onde é possível fazer o registros das vacinas dos funcionários e controle das vacinas faltantes. Esta opção está sendo cada vez mais requerida entre indústrias, prestadores de serviço e outros.
A NR-5 é bastante clara, exigindo atenção aos prazos e as ações a serem realizadas. Isto fica muito fácil com a ajuda do sistema Effettivo.
Atualmente em função do controle da produtividade, temos visto os detalhes influenciarem no nível de faltas. Os afastamentos por doenças e acidentes são cada vez mais controlados. Neste módulo, é possível fazer o registro dos atestados médicos gerando o controle dos dias de trabalho perdidos, funcionários que mais se afastam e CID que mais ocorrem.
A comunicação dentro da organização, tem que ser de maneira muito simples e clara, para que todos os setores interagem, e assim o processo possa fluir de maneira rápida e objetiva, não impactando no setor.
Como o controle das reclamações requer boa interação e agilidade, o sistema Effettivo possui um fluxo para lançamento do texto da reclamação, com um cadastro prévio do cliente e a definição do responsável que irá tratá-la. Este responsável irá identificar a causa da reclamação, decidindo se é procedente ou não, realizando o registro do devido retorno dado ao cliente. Também é possível notificar outras pessoas da equipe que o problema ocorreu.
Avalie seus pontos fortes, pontos que podem melhorar, no aspecto interno e externo, GUT, PESTAL e 5 forças de Porter.
O compliance empresarial vem exigindo novos desafios para as empresas e neste sentido foi desenvolvido o controle de denúncias de corrupção.
Controle todas as ocorrências de seus funcionários e tenha a informação do que foi feito e dos problemas causados na hora de avaliar seu quadro de funcionários.
Esta funcionalidade facilita o preenchimento das informações do fornecedor, onde é enviado um e-mail para que o próprio fornecedor, insira seus dados no sistema Effettivo.
Periodicamente via e-mail o sistema Effettivo pode enviar um relatório tabulado para o fornecedor com o resumo das suas avaliações no período.
Defina no sistema Effettivo quem são os interessados no negócio da sua empresa.
Para atendimento a exigências do TI internos das empresas, desenvolvemos um painel onde o cliente pode monitorar a realização dos backups dos servidores do Effettivo.
Fique por dentro de tudo no sistema Effettivo, correções, novas adequações de ferramentas e o desenvolvimento de novas funções.
Entre em contato e descubra como podemos auxiliar nos processos de sua empresa
