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Software de Gestão: o que é e como escolher um adequado para o seu negócio?

O uso de Software de Gestão é uma solução para tornar as atividades da empresa mais assertivas, unificando todas as informações em um único lugar e possibilitando digitalizar processos para facilitar a rotina dos gestores e colaboradores.

Consultar, organizar, registrar e analisar dados e indicadores de desempenho para a tomada de decisões são tarefas desafiadoras e fazem parte do trabalho dos gestores. 

Com o software de gestão esses processos podem ser mais ágeis e simplificados, tornando-os mais eficientes nas operações diárias.

O que é um software de gestão?

O software de gestão é um conjunto de ferramentas que ajudam a simplificar o uso de sistemas corporativos e permite focar mais nos colaboradores, no tempo e recursos financeiros da companhia.

Basicamente, o software é um programa que ajuda os funcionários a organizar arquivos e documentos da empresa. Pode ser instalado em computadores de forma simples e rápida para a equipe cuidar de atividades diárias.

Um software de gestão permite organizar todos os processos da empresa como cadastro de clientes, comercial, financeiro, contabilidade, entre outros.

Softwares utilizados nas empresas

No universo empresarial, para os processos de gestão de negócios, os profissionais podem contar com diferentes sistemas, sendo alguns mais generalistas e outros mais focados em atividades específicas. Os principais sistemas aplicados são:

CRM

CRM (Customer Relationship Management), sigla que em português significa gestão de relacionamento com o cliente, é uma ferramenta que ajuda a administrar os contatos da empresa com os leads, visando transformá-los em clientes e fidelizá-los.

O software consegue organizar os dados dos clientes e, com isso, é possível fazer um monitoramento e saber quando o consumidor está próximo de comprar o produto ou serviço da sua empresa, bem como realizar um suporte pós-venda mais efetivo.

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning), sigla para planejamento de recursos empresariais.

Essa é uma ferramenta que possibilita acompanhar e controlar os recursos financeiros e assuntos fiscais da empresa. O software ajuda as empresas em diversas tarefas, sendo as principais:

  • Recebimento de receitas;
  • Faturamento;
  • Aspectos administrativas;
  • Compras;
  • Gestão de contratos;
  • Processos fiscais e contábeis;
  • Pagamento de despesas;
  • Organização de dados dos funcionários;
  • Otimização das vendas.

Controle de estoque

Gerenciar e organizar o estoque é essencial para as empresas, principalmente as de varejo. 

Controlar os gastos, valores de entrada e saída, mas principalmente a quantidade de itens armazenados, quais tem mais saída e se há algum com data de validade próxima são formas de ter uma melhor controle da companhia e dos gastos e investimentos necessários – otimizando a distribuição de produtos, por exemplo – para ter mais lucros.

Um software para o controle de estoque e vendas pode ajudar a manter tudo organizado para um bom desempenho.

O software Conta Azul é um exemplo de ferramenta voltada para a gestão de estoque e os aspectos financeiros, tendo várias funcionalidades e sendo fácil de usar, contribuindo também para a emissão de boletos e notas fiscais.

Gestão de marketing

O setor de marketing exige o uso de ferramentas que agregam inteligência na análise de dados e velocidade na conclusão das tarefas.

As atividades direcionadas a este setor conseguem conectar a marca com os potenciais clientes e até outras áreas da empresa, proporcionando uma visão ampla dos negócios, do mercado e stakeholders.

Os softwares gestão de marketing ajudam na automação dos processos, prospecção de base de clientes e gestão e qualificação dos leads (potenciais clientes).

Procurar por uma ferramenta completa para automatizar e gerir as ações de marketing digital permite gerir as redes sociais, criar landing pages e estratégias de inbound marketing mais direcionadas.

Inclusive, algumas plataformas permitem subir pop-ups e formulários para o site ou blog e disparar campanhas de e-mail marketing, otimizando os resultados e campanhas criadas.

Gestão de projetos

O gerenciamento de projetos que antes era feito em papel hoje conta com ajuda da tecnologia, tornando as etapas mais fluidas e velozes, bem como permitindo o acompanhamento fácil dos responsáveis pelas atividades.

Quando o assunto é gestão, o mercado oferece diversas ferramentas para que as equipes e os gestores possam planejar, documentar e executar o projeto com qualidade.

O Trello, por exemplo, é uma ferramenta intuitiva e uma das mais utilizadas para o acompanhamento e gerenciamento de projetos, proporcionando uma visualização prática dos fluxos de trabalho.

Benefícios dos softwares de gestão

Utilizar um software de gestão permite evitar erros, garante a integridade das informações, otimiza o tempo das atividades e aumenta a produtividade.

Ao concentrar todas as informações da empresa em um único lugar, a consulta de dados pode ser feita a qualquer momento, facilitando a tomada de decisão que é feita com base nos indicadores.

Outros benefícios que os softwares de gestão oferecem são:

  • Segurança no armazenamento e registro de dados;
  • Melhora a integração e comunicação das equipes;
  • Traz autonomia para as atividades;
  • Reduz despesas, erros e retrabalhos;
  • Ajuda na saúde financeira;
  • Possibilita a antecipação de riscos;
  • Controle de informações e rotinas.
  • Melhora o fluxo de caixa, estoque e vendas.

Portanto, conhecer as funções e vantagens dos softwares de gestão possibilita avaliar as necessidades da empresa e atuar com mais propriedade nessas esferas.

Assim, escolher um que ajude na rotina de trabalho, promovendo organização, melhorando a produtividade e gerando excelente lucratividade é fundamental para ter resultados mais eficazes.

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