O método GUT foi criado por Charles Kepner e Benjamin Tregoe nos anos 80, com o objetivo de priorizar a resolução de problemas complexos nas indústrias americanas e japonesas. Considerando que os recursos organizacionais são limitados, é preciso escolher com rigor onde eles serão investidos, sob o risco de não atingir os resultados esperados.
Mas como isso se aplica exatamente à matriz GUT?
Como funciona a matriz GUT?
Como comentado anteriormente, a matriz GUT é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência. Cada um deles pode se desdobrar em uma escala que vai de 1 a 5. Vamos entender melhor o que significa cada um desses critérios:
Gravidade – mede o impacto
O critério de gravidade leva em consideração o impacto que o projeto poderá causar na organização caso não seja realizado logo. Então, ao analisar a gravidade você precisa se perguntar: quais efeitos a não realização desse projeto poderá causar ao longo do tempo?
Por exemplo, um projeto para contenção de vazamentos em um restaurante é muito mais grave do que um projeto para lançamento de um novo produto. Afinal de contas, não executar o projeto certamente acarretará em impactos desastrosos, como, por exemplo, contaminação dos alimentos, infiltrações nas paredes e aumento da conta de água. Não adianta muito ter um novo produto se a infraestrutura do restaurante estiver caindo aos pedaços, não é mesmo?
Os níveis de gravidade são:
- Sem gravidade
- Pouco grave
- Grave
- Muito grave
- Extremamente grave
Urgência – mede o tempo
O critério de urgência leva em consideração o prazo disponível para realizar o projeto. Quanto menor o prazo, maior a urgência (e vice-versa). Então, ao analisar a urgência você precisa se perguntar: quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado?
No caso apresentado anteriormente, o projeto para contenção de vazamentos possui um prazo de 3 dias para ser feito, enquanto que o projeto de lançamento de novo produto possui um prazo de 30 dias. Logo, o projeto para contenção de vazamentos é mais urgente do que o projeto de lançamento de novo produto.
Os níveis de urgência são:
- Sem urgência
- Pouco urgente
- Urgente
- Muito urgente
- Extremamente urgente
Tendência – mede a probabilidade de crescimento do problema
O critério de tendência leva em consideração a predisposição de um problema (que seria resolvido com a execução de um projeto) piorar com o tempo. Esse critério existe porque um problema pode nascer pequenininho e, com o passar dos dias, se tornar uma bola de neve.
Então, ao analisar a tendência você precisa se perguntar: se eu não resolver esse problema hoje, com qual intensidade ele vai piorar? No exemplo citado anteriormente, caso o vazamento do restaurante não fosse contido em até 3 dias, ele rapidamente se transformaria em uma infiltração, agravando a situação do projeto.
Os níveis de tendência são:
- Sem tendência de piorar
- Piorar em longo prazo
- Piorar em médio prazo
- Piorar em curto prazo
- Agravar rápidoAgora que você já sabe mais ou menos que tipo de ponderações fazer em cada critério, confira nosso passo a passo para montar a matriz GUT com os seus projetos.
Como montar a matriz GUT
1. Liste os projetos que você precisa gerenciar
O primeiro passo para você montar a matriz GUT é fazer uma relação das iniciativas que você precisa entregar. Coloque no papel os nomes de todos os projetos, até mesmo aqueles que já estão em andamento. Fazer esse exercício de listar todos os projetos é interessante porque nos ajuda a calibrar os critérios.
Além disso, garante que nenhum projeto seja esquecido pelo caminho e permite revisitar o nível de prioridade do que está sendo executado. Às vezes a decisão de suspender um projeto pode ser mais saudável do que compartilhar o mesmo recurso em vários projetos em paralelo.
2. Defina notas para os critérios da GUT
Depois que você mapeou todos os projetos do seu portfólio, você precisa atribuir notas de 1 a 5 para cada um dos critérios da GUT (gravidade, urgência, tendência). Então, um projeto que não gera grandes impactos na organização, possui um prazo curto e não tem tendência de piorar, poderia receber nota 2 para gravidade, nota 5 para urgência e nota 1 para tendência.
A correta atribuição dos valores vai depender muito do conhecimento do gestor acerca do negócio. Por isso, é interessante fazer essa priorização em equipe durante sessões colaborativas. Afinal, se duas cabeças pensam melhor do que uma, imagine várias cabeças pensando juntas!
3. Multiplique as notas dadas aos critérios da GUT
É muito fácil calcular a matriz GUT, basta multiplicar as notas dadas a cada um dos critérios para obter o score desse projeto em questão. Nesse método, o score mínimo que um projeto pode receber é 1 e o score máximo que um projeto pode receber é 125. Então, no projeto citado no passo 2 (que recebeu 2 para gravidade, 5 para urgência e 1 para tendência), o score seria de 10, pois 2 x 5 x 1 = 10.
4. Elabore o ranking de projetos
Depois de calcular o score de todos os projetos da sua lista, você precisa classificar os projetos da maior para a menor pontuação. Esta é a ordem em que os projetos deverão ser executados. Muito fácil, né?
Mas e se mais de um projeto receber o mesmo score?
Mesmo com o auxílio da matriz GUT, você ainda poderá se deparar com um obstáculo na priorização. Alguns projetos podem acabar recebendo o mesmo score, o que não ajuda muito quando você possui uma grande limitação de recursos. Para solucionar esse problema você pode combinar o uso da matriz GUT com alguma outra ferramenta, como a matriz SWOT, por exemplo.
A matriz SWOT é uma ferramenta de planejamento estratégico formada por quatro quadrantes: forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), relativos aos ambientes interno e externo da organização. Dessa forma, a matriz SWOT ajuda a dar visibilidade para os pontos estratégicos que a organização precisa melhorar.
Mas por que é importante saber disso? Vamos supor que dois projetos da sua lista tenham recebido o score máximo da matriz GUT, que é 125, mas que você não tenha recursos suficientes para tocar os dois projetos ao mesmo tempo. Como você decide qual deve ser feito primeiro? Com a matriz SWOT você traz outra perspectiva de importância para os projetos, que não aparece na matriz GUT: a perspectiva estratégica.
Também é possível fazer escolhas mais empíricas, através de sessões colaborativas em que cada responsável pelos projetos pode defender que seja forçada a subida da nota de algum projeto no ranking (force-in).
Em resumo, a matriz GUT funciona como um primeiro filtro para você classificar seus projetos, mas é recomendado que você também adote outros critérios na hora de priorizar as iniciativas. Dessa forma, você garante que realmente está investindo nos projetos certos.
