Effettivo

Alécia

5W2H: o que é, como funciona e por que você deveria usar?

ferramenta 5W2H é bastante versátil e útil para solucionar diversas demandas, seja no ambiente corporativo ou até mesmo na vida pessoal.

Ela parte de respostas a sete questões simples para chegar a um plano de ação específico, alinhado aos objetivos de um indivíduo, grupo ou organização.

Por isso, é uma das metodologias mais populares entre administradores, empreendedores, gestores e todo aquele que deseja seu aprimoramento profissional e pessoal.

Se esse é o seu caso, vale a pena ler este artigo até o final.

Vamos começar com definindo o 5W2H, explicando suas vantagens e como responder cada pergunta do método de forma assertiva.

Para facilitar seu uso, encerramos este conteúdo com alguns exemplos práticos.

Então, avance na leitura ou navegue pelos seguintes tópicos:

  • O que é a ferramenta 5w2h?
  • Como surgiu a ferramenta 5w2h?
    • Quem inventou a ferramenta 5w2h?
  • Quais as vantagens de aplicar o 5w2h?
  • Como fazer a ferramenta 5w2h?
  • Como responder às perguntas da ferramenta?
  • Exemplos de 5W2H.

O que é a ferramenta 5W2H?

A ferramenta 5W2H é um conjunto de questões utilizado para compor planos de ação de maneira rápida e eficiente.

Seu principal propósito é a definição de tarefas eficazes e seu acompanhamento, de maneira visual, ágil e simples.

Formada por uma combinação entre letras e números, essa sigla pode gerar confusão, mas se refere às iniciais das perguntas que ajudam a solucionar demandas.

Só que as letras foram emprestadas do inglês, conforme mostramos a seguir:

  • What: o que deve ser feito?
  • Why: por que precisa ser realizado?
  • Who: quem deve fazer?
  • Where: onde será implementado?
  • When: quando deverá ser feito?
  • How: como será conduzido?
  • How much: quanto custará esse projeto?

Observando as perguntas acima, fica fácil entender o nome da metodologia, já que resulta da união entre 5W (what – why – who – where – when) e 2H (how – how much).

Respondendo às sete questões de modo realista, é possível enxergar com clareza a necessidade, ou não, de uma mudança, e formular um plano para alcançar esse objetivo.

Em geral, o 5W2H é desenvolvido em uma tabela, contendo cada questão e um pequeno espaço para que seja respondida, favorecendo o preenchimento com frases curtas.

Desse modo, fica fácil verificar o andamento de cada projeto, controlar o tempoevitar o desperdício de recursos, delegar e cobrar a execução das ações.

 

O Effetivo tem o software certo para sua empresa! Entre em contato conosco!

Planejamento Estratégico

Planejamento Estratégico da organização

O Planejamento Estratégico da organização é fundamental para a evolução da empresa. É importante ter estratégias que se desdobram em ações para formar tarefas. Estas tarefas serão desenvolvidas por responsáveis e prazos definidos e custos estimados proporcionando um acompanhamento diário.

Há uma lacuna identificada na gestão empresarial – a falta de integração entre as diretrizes estratégicas e a operação das empresas.

Ao longo das últimas décadas, as exigências do mercado foram se somando a fatores já esperados de desempenho empresarial, aumentando a complexidade da gestão. Logo, um diferencial competitivo passa a ser a tecnologia gerencial, exigindo das empresas um posicionamento definido e reconhecido pelo mercado.

O ambiente empresarial é mais turbulento e complexo, o que impõe uma compreensão melhor e um efetivo gerenciamento das atividades da empresa, envolvendo seu planejamento e controle. O planejamento estratégico se impõe, justamente para contribuir no posicionamento que a empresa deve definir.

Portanto, o sistema de gestão é um ingrediente crucial da capacidade de resposta a mudanças do ambiente, pois determina o modo pelo qual a administração percebe os desafios, diagnostica seus impactos, decide o que fazer e põe em prática suas decisões.

 

O Effetivo tem o software certo para sua empresa! Entre em contato conosco!

Entenda a metodologia NPS

A sigla NPS vem do inglês e significa Net Promoter Score.

Não existe uma tradução oficial desse indicador, mas ele pode ser descrito como uma pontuação das chances de promoção (ou recomendação) de uma companhia por parte de sua rede de clientes.

O que é Net Promoter Score e para que serve?

Net Promoter Score é uma metodologia que utiliza ferramentas de pesquisa e classificação para analisar o nível de satisfação dos clientes de uma empresa.

Mesmo que você não tenha ouvido falar sobre NPS antes, provavelmente já teve contato com o principal instrumento dessa métrica: a pesquisa de satisfação.

Por meio desse questionário, organizações de todos os setores e portes podem coletar uma série de informações relevantes sobre a opinião do consumidor a respeito de seus produtos e serviços.

Isso porque, quando responde às questões, o cliente expressa sua visão sobre a empresa, permitindo uma comparação entre a perspectiva interna (de líderes e funcionários) e a imagem externa dela.

Como a opinião do consumidor é profundamente influenciada por sua experiência no uso de uma solução e o atendimento prestado a ele, o NPS sinaliza a qualidade do relacionamento que a marca tem com essa pessoa.

Assim, oferece pistas daquilo que deve ser mantido e do que precisa melhorar para que a organização mantenha a lealdade do cliente e, por consequência, sua saúde financeira.

Essa é uma das razões por que o Net Promoter Score é considerado um dos mais importantes indicadores-chave de desempenho (KPI) utilizado atualmente.

 

Gostou das dicas? Acompanhe nosso blog e leia mais conteúdos interessantes!

 

Fonte: fia.com.br

Cumprir ou não cumprir os procedimentos? Eis a Questão!

Uma das grandes dificuldades das organizações é engajar os colaboradores em relação ao cumprimento dos procedimentos. E é muito comum ouvir o pessoal da qualidade, falar que ninguém consulta as informações documentadas, que eles precisam “ficar em cima do pessoal” para evitar os erros, etc. O que acaba ficando implícito nessa história é que nós, a galera da qualidade, somos os vilões da história!

Afinal, ficamos cobrando que os colaboradores cumpram procedimentos, que os atualizem e até mesmo que os elaborem (nem sempre quem executa a atividade é o elaborador do documento). Até aí tudo bem, o problema é que na hora de cobrar o “fulano” a gente, geralmente, usa a ISO como desculpa: “Tem que elaborar e o procedimento, porque senão vamos tomar não conformidade nas auditorias…

Mas se a gente ver bem, a ISO 9001:2015 não exige procedimento nenhum! E a própria ISO 9000:2015 traz  em nota que o lance é ter “informação documentada”. Essa informação documentada pode estar em qualquer formato (escrita, vídeo, áudio, imagem e por aí vai). Você é quem vai determinar a melhor maneira de disponibilizar as informações para o cumprimento dos processos da sua organização.

Mas às vezes a gente esquece isso e acha que é obrigatório escrever tudo. Então a gente vai lá, se força um monte… Faz um documento enorme, com TODOS OS DETALHES, para que o colaborador entenda e cumpra os requisitos e… nada! Ele nem olha. Eu sei, é triste!

Como fazer para que os procedimentos sejam seguidos?

A primeira coisa que a gente precisa fazer é criar os procedimentos para os colaboradores, e não pra gente. E aí a gente volta no formato do documento: será mesmo que um texto escrito é a melhor forma? Por que não adianta entregar um documento lindo se as pessoas não conseguem ler e interpretar o que aquilo quer dizer.

Além disso há erros bastante comuns que ‘matam’ os procedimentos nas organizações. Erros que nós, da qualidade, não podemos cometer de jeito nenhum! Assim, ao elaborar os documentos do sistema de gestão:

  • Não devemos ter procedimentos que com padrões rígidos, que limitam a criatividade dos colaboradores;
  • Não devemos ter procedimentos que, de qualquer maneira, inibam a flexibilidade das pessoas e dos processos;
  • Não devemos ter procedimentos que nos obrigam a agir de forma engessada, pois é preciso ter mente aberta para sempre poder melhorar os processos.

Além disso, não podemos nos esquecer de que: nenhum procedimento no mundo, NA GALÁXIA, NO UNIVERSO, elimina a necessidade de treinamento! Procedimentos são importantes, mas treinar as pessoas também é essencial! Mesmo o melhor procedimento do mundo não vai resolver um problema de falta de competência.

Se esforçando para não cometer esses erros, há uma grande possibilidade de seus procedimentos serem utilizados e, assim, seus processos rodarem de forma correta e eficaz.

Além disso há um outro fator muito importante para ter sucesso com os procedimentos, vamos a ele.

Qual a simpatia para que os procedimentos sejam utilizados pela galera?

Eu sei que parece difícil, que você pensar que precisa de uma ajuda sobrenatural. Que só Santo Expedito (O Santo Das Causas Impossíveis) pode escrever um procedimento desses. Mas o verdadeiro segredo para escrever bons procedimentos é ter empatia!

Se coloque no lugar da pessoa que vai utilizar essa informação na sua rotina. Pense, por exemplo, “Quantas vezes eu leria esse documento?”; “Será que esse formato escrito é o melhor?”; “Será que uma imagem, um infográfico não ajudaria muito mais?”.

Além disso, seja em qual formato for, utilize uma linguagem simples e que tenha significado para o colaborador! Se for escrito, nada de escrever um POP que tenha 1515 páginas, pois Quando um procedimento é comprido ele não é cumprido” (frase que aprendi com o Rogério da ATSG).

Procedimentos compridos, burocráticos, com palavras difíceis só servem para aumentar o número de não conformidades no processo, dificultar as alterações por conta da quantidade de informações e confundir o colaborador, porque a pessoa nunca sabe qual é a parte mais importante ou onde, especificamente, encontrar as informações.

Portanto, e para finalizar, seus procedimentos devem descrever exatamente o que está sendo executado na prática. E você precisa validar se, com eles, estão sendo alcançados os resultados esperados.

Pense no que seu cliente espera?

Os procedimentos são como os produtos ou serviços que oferecemos, eles devem atender às necessidades e expectativas dos nossos clientes. No caso dos documentos, os clientes são os nossos colaboradores!

Então não adianta escrever um procedimento com linguagem complexa e ficar usando palavras difíceis para que todos saibam que nós temos um vocabulário vasto. Porque nós achamos bonito ter um POP com 1515 páginas, citando cada vírgula da ISO. Os procedimentos têm que facilitar a vida das pessoas, e não piorá-las!

Agora, para finalizar e você pôr em prática o que mostrei nesse texto, reflita:

“Meus procedimentos são compridos ou cumpridos?”

Ainda mais que isso:

“Eles são fácil compreensão?” 

 

Fonte: blogdaqualidade.com.br

Gestão online de benefícios: 6 vantagens de usar ferramentas digitais!

A gestão online de benefícios otimiza a rotina de uma organização e é muito eficiente. Com as ferramentas digitais, é possível arquivar os dados com segurança, manter as informações atualizadas, organizadas e centralizadas, e torná-las ainda mais acessíveis. Assim, as tomadas de decisão são mais eficientes e os colaboradores podem usar o tempo de trabalho para atividades mais estratégicas para o seu negócio.

É inegável que o avanço da tecnologia trouxe diversas facilidades, e que as empresas precisam saber utilizá-las para potencializar a sua produtividade e obter vantagem competitiva. Informatizar a gestão do setor de recursos humanos e do departamento pessoal é o primeiro passo para administrar de forma rápida, correta e eficaz os benefícios oferecidos pela organização.

Pensando nisso, fizemos este post para que você conheças 6 vantagens da gestão online de benefícios e possa implantá-las no seu negócio agora mesmo. Boa leitura!

1. Redução de custos

Todo o serviço que é executado exclusivamente por seres humanos está propenso a erros, desde um descuido na digitação até lançamentos equivocados. Esses erros implicam prejuízos financeiros, pois podem comprometer o andamento das atividades de outros setores da empresa, necessitar de retrabalhos, desperdiçando assim o tempo dos colaboradores.

A gestão online de benefícios permite que esses erros sejam praticamente nulos, além de otimizar o tempo da equipe que pode desenvolver inovações e estratégias para que a empresa consiga diferenciais competitivos. Além disso, todos os processos são executados automaticamente, há uma grande integração entre os setores, o que torna tudo mais ágil e prático. Com o aumento da eficiência operacional, a empresa consegue aumentar a sua produtividade e, consequentemente, reduzir seus custos.

2. Gerenciamento eficiente dos benefícios

Com as ferramentas digitais, é possível gerenciar os benefícios com eficiência e segurança. Isso porque as informações e os dados são arquivados de forma com que os riscos de vazamento ou perda sejam quase nulos, tornando o software muito mais confiável e eficiente que outros métodos, como planilhas, por exemplo. Assim, é possível administrar com mais agilidade, precisão e facilidade, incluindo atividades operacionais, como pedidos de cartões.

Além disso, o controle financeiro pode ser feito por centro de custos, é possível receber atendimento personalizado do fornecedor, controlar os custos dos colaboradores, viabilizar a identificação de falhas, riscos e oportunidades a partir da análise dos dados atualizados, melhorar a tomada de decisão e agilizar as soluções dos problemas.

3. Controle financeiro constante

Um software de gestão de benefícios também permite o controle financeiro constante e eficaz, uma vez que os dados são atualizados e o monitoramento ocorre em tempo real. Outros também são capazes de gerar relatórios de fluxo financeiro que podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar.

Com tantas tarefas designadas a um gestor, automatizar os processos operacionais facilita muito o dia a dia de seu trabalho, permitindo acompanhar o fluxo de caixa, monitorar lançamentos futuros, ser avisado sobre as contas a pagar e a receber, entre outras facilidades.

Tudo isso melhora consideravelmente o controle financeiro, tornando-o constante, atualizado e confiável. A segurança das informações contribui muito para que isso seja possível, além de auxiliar na tomada de decisão e na otimização dos processos.

4. Automatização dos processos

Com a implantação de um software para a gestão online de benefícios e tarefas, que antes eram realizadas manualmente, passam a ser feitas por um sistema, ou seja, de forma automática, rápida e eficaz.

Por exemplo, uma empresa que oferece vale-alimentação para os seus colaboradores por meio de cartão, é possível acompanhar a entrega, a validade, a necessidade de segunda via, entre outros dados relevantes. Se for necessária qualquer alteração, cancelamento ou nova solicitação, o sistema é capaz de avisar ao setor de recursos humanos e até mesmo fornecer todos os dados para atender ao pedido. Isso também otimiza o tempo dos colaboradores, que passam a focar em funções estratégias com o objetivo de potencializar ainda mais os resultados da organização.

5. Melhoria na mobilidade da empresa

O avanço da tecnologia trouxe diversas ferramentas facilitadoras que otimizam muito o tempo no dia a dia das organizações. Uma das mais importantes inovações dos softwares de gestão que veio para ficar é o armazenamento em nuvem. Com ele, é possível compartilhar os dados com as pessoas que a empresa julgar conveniente, e o seu acesso pode ser remoto por meio de qualquer dispositivo, ou seja, a qualquer hora e de qualquer lugar.

Isso melhora e muito a mobilidade da empresa, trazendo comodidade e possibilitando o gerenciamento das atividades a qualquer momento, dispensando a necessidade de estar presente na empresa. Assim, diversos contratempos podem ser resolvidos com mais agilidade, gerando economia de tempo e processos mais flexíveis e simplificados.

 

6. Integração de todas as áreas da empresa

Um bom sistema de gestão permite que todas as áreas da empresa se integrem e trabalhem juntas em prol de melhores soluções e resultados. Isso reduz grande parte dos erros administrativos que são facilmente cometidos por gestores que não têm uma visão sistêmica de todos os processos envolvidos no gerenciamento dos benefícios.

Além de melhorar a comunicação interna e a produtividade, os softwares conseguem centralizar as informações, o que facilita muito o acesso e a organização. Há diversas opções de sistemas de gestão no mercado que contam com diferentes ferramentas, a depender da finalidade de cada empresas. No caso da gestão de benefícios, os sistemas conseguem integrar geradores de demanda, distribuição e pagamento, por exemplo.

Como visto, a gestão online de benefícios tem muito a acrescentar ao seu negócio, tornando os processos mais confiáveis e seguros, otimizando o tempo dos colaboradores e os recursos da empresa. Além disso, essa prática aumenta os lucros da empresa, melhora o clima organizacional, potencializa o desempenho, o engajamento e a motivação da equipe.

 

 

Gostou das dicas? Acompanhe nosso blog e leia mais conteúdos interessantes!

 

Fonte: upbrasil.com

ISO 9000: A importância das auditorias de qualidade

ISO 9000 é um conjunto de normas e técnicas, sendo utilizadas em diversas organizações. ISO é o termo designado para “International Organization for Standardization”, tendo sua origem na Suíça, em 1947, por uma instituição sem vínculos governamentais, que atua na área de qualificação dos produtos, processos, materiais e serviços.

Para que serve?

ISO 9000 tem como principal objetivo padronizar e melhorar continuamente a qualidade dos produtos e serviços oferecidos pelas empresas. Tem como foco principal o cliente com atendimento de qualidade e em conformidade com requisitos especificados. As aplicações das ferramentas providas pelo ISO 9000 são sempre de grande valor para a empresa, uma vez que são posturas flexíveis, todas estudadas e fundamentadas para a melhor satisfação do cliente. A padronização fornecida pelo sistema ISO é aconselhável para qualquer organização que quiser lucrar, beneficiando ambos os lados: oferta e demanda.

O Que É Uma Auditoria de Qualidade

Uma auditoria da qualidade é uma avaliação planejada, programada e executada por indivíduos independente da área auditada, a fim de verificar a eficácia do sistema de qualidade implantado, através da constatação de evidências objetivas e da identificação de não-conformidades, servindo como mecanismo e aperfeiçoamento do sistema da qualidade.

A importância das auditorias de qualidade

Uma empresa portadora do certificado ISO 9000 evidencia aos seus clientes e ao mercado, que está qualificada conforme requisitos de reconhecimento internacional, praticando e mantendo critérios da qualidade adequados ao seu negócio, com foco na satisfação de seus clientes e na melhoria contínua de seus processos. A seguir são listados alguns benefícios que o ISO 9000 pode trazer:

  • Padronização de processos;
  • Maior produtividade;
  • Redução de custos;
  • Funcionários mais qualificados e com treinamento adequado;
  • Definição de responsabilidades;
  • Melhorias contínuas no produto, serviço e processo;
  • Maior eficácia na identificação e solução de problemas;
  • Ações preventivas e ações corretivas;
  • Satisfação de clientes internos e externos;
  • Maior competitividade no mercado;
  • Auditorias externas periódicas por organismos idôneos e independentes;
  • Maior credibilidade junto aos clientes e fornecedores.
Tipos de Auditoria

Basicamente as auditorias podem ser divididas em duas formas, de acordo com sua execução:

  • Externas: são aquelas executadas por outras organizações, tais como clientes ou empresas especializadas;
  • Internas: são aquelas executadas pela própria organização.
Objetivos das Auditorias da Qualidade
  • Tem-se como principal motivo para a realização de auditorias:
  • Avaliar a conformidade dos procedimentos da qualidade com as normas estabelecidas pelos clientes ou pela própria empresa;
  • Avaliar a aderência dos métodos empregados com os procedimentos estabelecidos;
  • Avaliar a conformidade das características da qualidade dos produtos/serviços
  • Verificar e melhorar a eficácia do sistema da qualidade;
  • Detectar possíveis problemas de qualidade com os produtos ou serviços.

Outros benefícios podem ser alcançados por uma organização possuidora da certificação ISO 9000, dependendo da atividade ou serviços providos pela empresa.

 

Gostou das dicas? Acompanhe nosso blog e leia mais conteúdos interessantes!

 

Fonte: micreiros.com

Translate »