Alécia

O método GUT foi criado por Charles Kepner e Benjamin Tregoe nos anos 80, com o objetivo de priorizar a resolução de problemas complexos nas indústrias americanas e japonesas. Considerando que os recursos organizacionais são limitados, é preciso escolher com rigor onde eles serão investidos, sob o risco de não atingir os resultados esperados.

Mas como isso se aplica exatamente à matriz GUT?

Como funciona a matriz GUT?

Como comentado anteriormente, a matriz GUT é composta pelos critérios de gravidade, urgência e tendência. Cada um deles pode se desdobrar em uma escala que vai de 1 a 5. Vamos entender melhor o que significa cada um desses critérios:

Gravidade – mede o impacto

O critério de gravidade leva em consideração o impacto que o projeto poderá causar na organização caso não seja realizado logo. Então, ao analisar a gravidade você precisa se perguntar: quais efeitos a não realização desse projeto poderá causar ao longo do tempo?

Por exemplo, um projeto para contenção de vazamentos em um restaurante é muito mais grave do que um projeto para lançamento de um novo produto. Afinal de contas, não executar o projeto certamente acarretará em impactos desastrosos, como, por exemplo, contaminação dos alimentos, infiltrações nas paredes e aumento da conta de água. Não adianta muito ter um novo produto se a infraestrutura do restaurante estiver caindo aos pedaços, não é mesmo?

Os níveis de gravidade são:

1. Sem gravidade
2. Pouco grave
3. Grave
4. Muito grave
5. Extremamente grave

Urgência – mede o tempo

O critério de urgência leva em consideração o prazo disponível para realizar o projeto. Quanto menor o prazo, maior a urgência (e vice-versa). Então, ao analisar a urgência você precisa se perguntar: quanto tempo esse projeto pode esperar para ser realizado?

No caso apresentado anteriormente, o projeto para contenção de vazamentos possui um prazo de 3 dias para ser feito, enquanto que o projeto de lançamento de novo produto possui um prazo de 30 dias. Logo, o projeto para contenção de vazamentos é mais urgente do que o projeto de lançamento de novo produto.

Os níveis de urgência são:

1. Sem urgência
2. Pouco urgente
3. Urgente
4. Muito urgente
5. Extremamente urgente

Tendência – mede a probabilidade de crescimento do problema

O critério de tendência leva em consideração a predisposição de um problema (que seria resolvido com a execução de um projeto) piorar com o tempo. Esse critério existe porque um problema pode nascer pequenininho e, com o passar dos dias, se tornar uma bola de neve.

Então, ao analisar a tendência você precisa se perguntar: se eu não resolver esse problema hoje, com qual intensidade ele vai piorar? No exemplo citado anteriormente, caso o vazamento do restaurante não fosse contido em até 3 dias, ele rapidamente se transformaria em uma infiltração, agravando a situação do projeto.

Os níveis de tendência são:

1. Sem tendência de piorar
2. Piorar em longo prazo
3. Piorar em médio prazo
4. Piorar em curto prazo
5. Agravar rápidoAgora que você já sabe mais ou menos que tipo de ponderações fazer em cada critério, confira nosso passo a passo para montar a matriz GUT com os seus projetos.
   

   Como montar a matriz GUT

   1. Liste os projetos que você precisa gerenciar

   O primeiro passo para você montar a matriz GUT é fazer uma relação das iniciativas que você precisa entregar. Coloque no papel os nomes de todos os projetos, até mesmo aqueles que já estão em andamento. Fazer esse exercício de listar todos os projetos é interessante porque nos ajuda a calibrar os critérios.

   Além disso, garante que nenhum projeto seja esquecido pelo caminho e permite revisitar o nível de prioridade do que está sendo executado. Às vezes a decisão de suspender um projeto pode ser mais saudável do que compartilhar o mesmo recurso em vários projetos em paralelo.

   2. Defina notas para os critérios da GUT

   Depois que você mapeou todos os projetos do seu portfólio, você precisa atribuir notas de 1 a 5 para cada um dos critérios da GUT (gravidade, urgência, tendência). Então, um projeto que não gera grandes impactos na organização, possui um prazo curto e não tem tendência de piorar, poderia receber nota 2 para gravidade, nota 5 para urgência e nota 1 para tendência.

   A correta atribuição dos valores vai depender muito do conhecimento do gestor acerca do negócio. Por isso, é interessante fazer essa priorização em equipe durante sessões colaborativas. Afinal, se duas cabeças pensam melhor do que uma, imagine várias cabeças pensando juntas!

   

   3. Multiplique as notas dadas aos critérios da GUT

   É muito fácil calcular a matriz GUT, basta multiplicar as notas dadas a cada um dos critérios para obter o score desse projeto em questão. Nesse método, o score mínimo que um projeto pode receber é 1 e o score máximo que um projeto pode receber é 125. Então, no projeto citado no passo 2 (que recebeu 2 para gravidade, 5 para urgência e 1 para tendência), o score seria de 10, pois 2 x 5 x 1 = 10.

   4. Elabore o ranking de projetos

   Depois de calcular o score de todos os projetos da sua lista, você precisa classificar os projetos da maior para a menor pontuação. Esta é a ordem em que os projetos deverão ser executados. Muito fácil, né?

   Mas e se mais de um projeto receber o mesmo score?

   Mesmo com o auxílio da matriz GUT, você ainda poderá se deparar com um obstáculo na priorização. Alguns projetos podem acabar recebendo o mesmo score, o que não ajuda muito quando você possui uma grande limitação de recursos. Para solucionar esse problema você pode combinar o uso da matriz GUT com alguma outra ferramenta, como a matriz SWOT, por exemplo.

   A matriz SWOT é uma ferramenta de planejamento estratégico formada por quatro quadrantes: forças (strenghts), fraquezas (weaknesses), oportunidades (opportunities) e ameaças (threats), relativos aos ambientes interno e externo da organização. Dessa forma, a matriz SWOT ajuda a dar visibilidade para os pontos estratégicos que a organização precisa melhorar.

   Mas por que é importante saber disso? Vamos supor que dois projetos da sua lista tenham recebido o score máximo da matriz GUT, que é 125, mas que você não tenha recursos suficientes para tocar os dois projetos ao mesmo tempo. Como você decide qual deve ser feito primeiro? Com a matriz SWOT você traz outra perspectiva de importância para os projetos, que não aparece na matriz GUT: a perspectiva estratégica.

   Também é possível fazer escolhas mais empíricas, através de sessões colaborativas em que cada responsável pelos projetos pode defender que seja forçada a subida da nota de algum projeto no ranking (force-in).

   Em resumo, a matriz GUT funciona como um primeiro filtro para você classificar seus projetos, mas é recomendado que você também adote outros critérios na hora de priorizar as iniciativas. Dessa forma, você garante que realmente está investindo nos projetos certos.

 Gestão Empresarial: o que é e como funciona

 

Quando falamos em gestão empresarial, lembramos logo que é o sonho de todo empreendedor crescer seu negócio e alcançar grandes resultados. Isso é feito com boas ideias, infraestrutura e pessoas prontas para construir esse futuro vencedor. No entanto, uma boa ideia sozinha e um grupo de pessoas, por mais bem intencionadas que sejam, não farão milagres.

Se você deseja evitar equívocos, definir processos, alterar e melhorar os processos existentes e integrar as áreas da sua empresa, a gestão empresarial é a solução.

O que é gestão empresarial?

 

A gestão empresarial é o conjunto de ações e estratégias implementadas em uma empresa utilizando seus recursos financeiros (capital), estruturais (espaço, máquinas, equipamentos, tecnologias) e humanos (funcionários, fornecedores, investidores, parceiros, clientes). O sistema de uma organização é composto pelas diferentes partes que o compõem, sempre com foco no crescimento e na obtenção de resultados maiores e melhores.

Isso significa que a ela é uma forma de organizar os processos da instituição incluindo gestão financeira, recursos humanos, infraestrutura, enfim, tudo o que é necessário para a sobrevivência, crescimento e expansão da empresa.

Como usar a gestão empresarial

A aplicação da gestão empresarial depende essencialmente de planejamento, indicadores de desempenho, tecnologia e qualificação profissional.

Com essas armas, o gestor está apto a enfrentar os desafios diários e diversos que exigem conhecimento e grande flexibilidade para operar os equipamentos.

 

Benefícios da Gestão Empresarial

chegando aqui, certamente você já identificou bons motivos para se dedicar à gestão de negócios ou para selecionar profissionais competentes para isso.

Mas para evitar dúvidas Vamos agora listar os principais benefícios deste processo em seu negócio.

Vamos a eles!

Mais confiante na tomada de decisão
Visão holística e sistêmica do negócio
Amplo conhecimento do mercado
Melhor uso dos fundos existentes
Aumentar o lucro
Queda de preço
Aumente a produtividade e a eficiência
Qualificação do controle interno
Ajude a definir e atingir metas
permitindo que você planeje a empresa para o longo prazo
Ajuste o tempo de acordo
Expandir a organização
Fortalecer a integração interdepartamental
Torna os processos mais seguros e menos propensos a erros.

 

Então, vamos usar essas dicas para melhorar a gestão de sua empresa?

 

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Você já teve aquela sensação de que as pessoas têm muito tempo sobrando, enquanto você parece precisar de mais do que 24 horas por dia para fazer tudo o que planejou? É claro que ninguém necessita do dia todo para cumprir as tarefas de rotina, mas esse sentimento é comum quando existem falhas na gestão de tempo.

As habilidades para gerir melhor o tempo podem ser aprendidas por meio de técnicas, além do mais algumas ferramentas são úteis para auxiliar a aplicação desses métodos, assim é possível ganhar produtividade nas atividades diárias. Com uma agenda organizada, realmente acaba sobrando tempo para o lazer, atividades físicas, passeio com a família etc.

Pensando em ajudá-lo na gestão do tempo, seja no âmbito pessoal, seja na vida profissional, seja ainda nas atividades de estudos, separamos algumas dicas valiosas de técnicas que vão ajudar você, confira:

Por que a gestão de tempo é importante?

A palavra gestão está relacionada com a capacidade de administrar algo da melhor maneira possível. Quando falamos em gerenciar o tempo, estamos tratando da escolha de metodologias direcionadas para a organização do tempo, tudo isso no intuito de aumentar a produtividade e a eficácia das tarefas do dia a dia.

Quando você não consegue gerenciar o seu tempo, dificilmente terá eficácia na gestão de outras atividades. Nesse sentido, os principais benefícios são:

• pontualidade;
• disciplina;
• resultados positivos e rápidos;
• confiança;
• produtividade;
• menos estresse.

O objetivo é fazer tudo da melhor forma no menor tempo. Assim, os primeiros passos incluem identificar:

• o que é mais importante;
• quantas horas você gasta para certas atividades;
• quais tarefas podem ser solucionadas com rapidez;
• quais atividades vão exigir mais a sua atenção etc.

Nem sempre conseguimos mensurar essas ações, mas isso pode mudar quando você conhece algumas técnicas e ferramentas de auxílio na gestão do tempo. Como veremos, elas podem ser utilizadas para organizar as tarefas de casa, os estudos e a rotina de trabalho.

Quais as principais técnicas?

Além do planejamento, da definição de metas e objetivos, dos prazos e da organização de tarefas de acordo com as suas prioridades, algumas técnicas foram desenvolvidas para que tudo isso aconteça com eficácia. Conheça as mais utilizadas!

1. Pomodoro

A técnica pomodoro consiste na organização do tempo para as atividades diárias, principalmente para quem não consegue manter a concentração. Para aplicá-la, basta programar o cronômetro para tocar a cada 25 minutos, que é quando você terá 5 minutos de descanso.

Esse é um tempo estimado no estudo para o desenvolvimento da técnica, porém, nada impede que você estipule os minutos de acordo com a sua realidade. Enfim, comece fazendo testes e lembre que o intervalo é para se desligar da atividade, mas tenha cuidado com distrações, como as redes sociais, pois, sem ver, os 5 minutos se transformam em horas.

2. GTD

O método GTD é um aliado para quem tem muita coisa para fazer e não sabe ao certo por qual caminho seguir para ser produtivo. A sigla significa Getting Things Done, que pode ser traduzido para “a arte de fazer acontecer”, em português. E é literalmente isso que a técnica propõe, por meio de 5 passos, são eles:

• capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, tirar da mente para algum lugar seguro e com acesso rápido;
• esclarecer: analisar os dados levantados na etapa anterior e entender a demanda de cada um deles;
• organizar: fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as atividades;
• refletir: revisar, atualizar e ter uma perspectiva quanto à produtividade;
• engajar: fazer aquilo que realmente deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de atenção no momento.

A ideia principal desse método é manter a mente tranquila em relação ao controle do que precisa ser realizado dentro do tempo certo.

3. Kanban

A palavra Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Na prática, o método é muito empregado na indústria para controlar o estoque. Como a tradução sugere, os cartões servem para sinalizar, de maneira visual e simbólica, as ações e tarefas.

Os post-its, usados para fazer anotações e deixar lembretes na rotina de várias pessoas, são úteis nesse método. Eles podem ser removidos e indexados em diferentes lugares da sua agenda ou do quadro de anotações de uma empresa.

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Fonte: blog.ens.edu.br (Texto adaptado)

O planejamento estratégico empresarial é um documento que estrutura todas as ações do negócio em um determinado período, embasando a tomada de decisão e auxiliando na definição de planos de execução e metas. Delinear esse processo é essencial, a fim de alinhar os objetivos e propósitos da corporação com os recursos disponíveis e o mercado no qual ela está inserida.

Ao contrário do que muita gente pensa, essa tática não é aplicada somente na abertura de um empreendimento. O planejamento serve para criar bases sólidas desde a implementação, passando por crises até para a expansão dos negócios. Para fazer isso, você vai precisar de uma série de metodologias e ferramentas.

Quer saber quais são as vantagens do planejamento estratégico empresarial e como elaborá-lo para o seu negócio? Continue a leitura e descubra!

Quais são as vantagens do planejamento estratégico?

O planejamento estratégico empresarial norteia toda a atuação do empreendimento, potencializando a jornada do negócio em direção ao sucesso. Veja, a seguir, os principais benefícios de criar um plano para o seu negócio.

Gera insumos para a tomada de decisão

Você precisa tomar decisões sobre o futuro do negócio todos os dias. Nesses momentos, muitos empreendedores acabam recorrendo à famosa intuição. O problema disso é que, ao se basear apenas na intuição ou “feeling”, você pode colocar o negócio em risco e tomar decisões incoerentes com os objetivos da empresa e a situação do mercado.

Já com a planificação, você passa a ter insumos para embasar a tomada de decisão. Isso porque o documento auxilia na definição do que é mais relevante para o seu empreendimento em um determinado momento, direcionando as decisões relacionadas ao futuro do negócio.

Auxilia na identificação de problemas

Toda organização possui uma série de gargalos e problemas. Porém, eles nem sempre são visíveis, o que dificulta a busca por soluções específicas.

Uma estratégia bem definida auxilia a gestão e o time como um todo a identificar uma série de dificuldades dentro da empresa. Dessa forma, é possível reestruturar alguns elementos de forma a corrigir os problemas e potencializar os resultados do negócio.

Alinha a equipe em torno de um objetivo

Toda a sua equipe se esforça para gerar os melhores resultados para a sua empresa. Porém, quando cada um vai em uma direção diferente, o resultado final pode ficar aquém do esperado.

Delinear muito bem essa estratégia serve, exatamente, para alinhar todos os esforços em torno de um único objetivo. Dessa forma, todo o time trabalha para que o negócio atinja as metas estabelecidas, potencializando os esforços individuais dos colaboradores.

Potencializa o sucesso do negócio

O conceito de sucesso para determinada empresa varia de acordo com os objetivos do negócio — e a sua organização não fica de fora. Isso significa que, enquanto alguns negócios desejam aumentar as vendas, outros possuem o objetivo de expandir a marca internacionalmente, por exemplo.

Com o planejamento estratégico empresarial, você sabe exatamente aonde quer chegar. Dessa forma, você potencializa o sucesso do negócio, uma vez que você sabe exatamente qual caminho seguir para atingir seus objetivos.

Como elaborar um planejamento estratégico empresarial?

O planejamento pode ser sintetizado em um conjunto de perguntas simples, porém fundamentais. Afinal de contas, as respostas mostram em qual estágio a empresa está e quais são as perspectivas de futuro. Portanto, responda os questionamentos a seguir.

• onde a empresa está?
• onde ela pretende chegar?
• o que fazer para chegar lá?

Muitos empreendedores têm uma visão míope do negócio e não conseguem enxergar a situação do empreendimento com realismo. Portanto, é necessário fazer um estudo de mercado a fim de elaborar um conjunto de estratégias que vão ajudar o negócio a alcançar os objetivos definidos. Veja, adiante, o que você precisa fazer para elaborar o planejamento estratégico empresarial.

Analise os ambientes interno e externo

A análise de cenário é essencial para entender como os ambientes interno e  externo podem impactar nos resultados da sua companhia. Na prática, é isso que vai responder a primeira pergunta do planejamento estratégico: onde a empresa está. A matriz SWOT é a metodologia mais usada para fazer essa leitura. Veja como essa tática funciona:

• strengths (forças): diz respeito aos fatores internos — e o que a empresa pode controlar — que contribuem para o desenvolvimento do negócio, como boa infraestrutura, funcionários capacitados, sistemas gerenciais etc;
• weaknesses (fraquezas): também relacionado ao ambiente interno, esses são os pontos fracos da empresa e todas as suas limitações;
• opportunities (oportunidades): ligado ao ambiente externo, as oportunidades são fatores que a empresa não consegue controlar, mas influenciam nas decisões do negócio, por exemplo a concorrência, mudanças no comportamento do consumidor, situação econômica, política e social;
• threats (ameaças): fatores externos que também podem impedir o desenvolvimento.

Determine missão, visão e valores

Esse é o tripé que sustenta o planejamento estratégico empresarial. Esses conceitos são declarados publicamente e determinam o que o empreendimento faz, onde ele pretende chegar e quais são os princípios que norteiam as atitudes de todos que atuam no negócio. Entenda:

• missão: razão pela qual o negócio existe. Esse conceito está ligado ao que a empresa faz;
• visão: onde a empresa deseja chegar nos próximos cinco ou dez anos. Se você quer que a sua companhia se torne referência no mercado em que atua, por exemplo, essa é a visão do seu negócio;
• valores: conjunto de princípios, crenças e convicções que orientam o comportamento de todos os colaboradores.

A definição desses pontos é fundamental para manter coerência nas atitudes da empresa no longo prazo. Quando tudo isso está bem claro, fica mais fácil criar um plano de ação consistente.

Esse delineamento é relevante, inclusive, a fim de garantir qualidade no processo de recrutamento e seleção de novos colaboradores. Isso porque você consegue atrair profissionais mais alinhados aos objetivos do negócio e que compartilham dos mesmos valores e ideais que a marca.

Estabeleça objetivos, metas e indicadores

Como constatar que você chegou onde queria sem definir antes que patamar é esse? Impossível, não é mesmo? Portanto, defina um objetivo claro, mensurável, alcançável e relevante.

Já as metas são tarefas específicas que visam alcançar o objetivo proposto. Tudo precisa ter prazo predeterminado para execução e, também, ser de fácil mensuração. Os indicadores de desempenho servem para concluir se metas e objetivos foram cumpridos. Além de guiar as decisões da empresa, as métricas são essenciais para entender se as estratégias estão funcionando ou não.

Estude o público externo

Internamente, o negócio pode estar funcionando em ritmo perfeito. No entanto, não dá para tomar nenhuma decisão sem considerar o cliente externo. Afinal, se o consumidor não adquirir os produtos ou serviços da sua empresa, o negócio perde toda a razão de existir.

Sendo assim, o planejamento estratégico empresarial precisa contemplar informações sobre o seu público-alvo como localização geográfica, idade, sexo, classe social, estilo de vida, hábitos de compra etc. Esses dados vão nortear todas as estratégias para que elas alcancem o público certo, da maneira certa e na hora certa.

Não ignore a imprensa

Não basta investir em diferenciais competitivos e agradar o seu público. Sua empresa precisa saber comunicar isso para o mercado. Construir um bom relacionamento com a imprensa é uma forma de garantir mídia espontânea para as ações do seu negócio.

A divulgação de programas de voluntariado, por exemplo, fortalece a imagem positiva de uma empresa. Além disso, ela contribui para integração da equipe, melhora a produtividade no ambiente corporativo e até ajuda no desenvolvimento de competências.

Não é atoa que as vantagens do planejamento estratégico empresarial são tão difundidas no ramo dos negócios. Afinal, esse registro norteia toda a atuação da empresa, potencializando a jornada do negócio em direção ao sucesso. Portanto, use esse recurso na sua companhia e experimente todos os benefícios na prática.

 

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Fonte: aiesec.org.br

Você sabe o que é LGPD?

 

A LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais ) dispõe sobre o tratamento de dados pessoais, inclusive nos meios digitais, por pessoa natural ou por pessoa jurídica de direito público ou privado, com o objetivo de proteger os direitos fundamentais de liberdade e de privacidade e o livre desenvolvimento da personalidade da pessoa natural. É um marco legal que regulamenta o uso, a proteção e a transferência de dados pessoais no Brasil.

Das compras on-line, redes sociais, hospitais, bancos, escolas, teatros, hotéis a órgãos públicos, publicidade à tecnologia: pode ter certeza, a referida lei afeta diferentes setores e serviços, e a todos nós, brasileiros e brasileiras, seja no papel de indivíduo, empresa ou governo. Ajuda você ficar atento aos seus direitos como cidadão, ou suas obrigações, caso você seja responsável por bases de dados de pessoas.

 

Como as empresas devem agir?

Para que as empresas se adequem à LGPD será necessário mudar a cultura das mesmas, especialmente no que diz respeito à gestão dos dados pessoais, bem como nos processos internos existentes, chegando ao entendimento de que é necessário um investimento em segurança da informação. 

É recomendável que a empresa faça um mapeamento dos processos de dados, um levantamento e ajuste nas documentações, além de um mapeamento sistêmico, sempre apontando e classificando riscos existentes em cada um dos casos. É importante, por exemplo, verificar se estão armazenados de maneira segura, se foram coletados mediante consentimento ou outra base legal cabível, e atendendo a uma finalidade específica.

Vale salientar também que além disso, os funcionários que lidam com dados de pessoas e clientes devem assegurar o sigilo das informações, seguindo boas práticas de segurança da informação.

Por fim, é fundamental a empresa contar com apoio de um conhecimento especializado, e, para isso,   recomendamos a contratação de uma assessoria especializada no assunto.

 

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Obs: A Lei Geral de Proteção de Dados já está em vigor desde setembro de 2020, ou seja, a lei em vigor é lei válida. As empresas que ainda não iniciaram um projeto de implementação estão correndo riscos de serem acionadas judicialmente por qualquer titular que se incomode com qualquer situação envolvendo dados pessoais. O que ainda não está vigente são apenas as sanções administrativas que podem ser aplicadas pela ANPD, que entram em vigor na data do dia 01 de agosto de 2021, momento em que as fiscalizações por este órgão terão início.

 

Um dos problemas sérios que uma pessoa pode enfrentar ao gerenciar um projeto, seja pessoal ou em uma companhia ou startup, é encontrar as razões pelas quais um produto ou resultado não está satisfatório, está imperfeito ou até mesmo apresenta uma falha. Por vezes, tais razões não são tão fáceis de se localizar e corrigir, o que leva a uma redução na produtividade.

Pensando nesses aspectos em controle de qualidade, Kaoru Ishikawa desenvolveu um diagrama para a indústria de construção de embarcações, por volta de 60 anos atrás, que ainda é muito eficaz e utilizado para as mais variadas áreas. Ele ficou conhecido como diagrama de ishikawa.

O que é o diagrama de ishikawa?

Também conhecido como diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe, é uma ferramenta utilizada para evidenciar as causas de um evento. Seu uso é frequente no desenvolvimento de produtos, pois com ele é possível traçar diferentes passos em um projeto, demonstrar como os erros no controle de qualidade podem afetar o processo e demonstrar quais recursos serão utilizados em cada momento específico.

Em outras palavras, o diagrama de ishikawa serve para elucidar fatores causais de um evento que incidem sobre um determinado produto final, geralmente relacionados a uma falha na produção ou design.

O formato do diagrama lembra o esqueleto de um peixe, cada um dos ossos laterais sendo as causas. O problema final estará na cabeça do peixe.

Os 6M do diagrama de ishikawa

O diagrama de ishikawa divide as causas dos problemas em seis categorias, conhecidas como os 6M. Vamos conferir quais são eles.

Método

Esta categoria diz respeito às possíveis causas para erros em relação à metodologia e os procedimentos escolhidos para a execução do trabalho. Nesse campo serão inseridas todas as causas que possam ter influenciado o problema a acontecer, sejam elas a partir da utilização incorreta da metodologia ou alterações na forma de trabalhar.

Matéria Prima

Será que a qualidade do material reduziu? Deveríamos substituí-lo ou trocar o fornecedor? Esses são questionamentos válidos para essa categoria, que diz respeito à causas referentes à qualidade da matéria prima utilizada para a confecção do produto.

Mão de obra

Algumas vezes, o erro pode ter ocorrido por conta de alguma negligência por parte da pessoa colaboradora. As causas mais comuns são imprudência, desleixo, qualificação insuficiente e inadequação nos processos de trabalho. Portanto, nessa categoria são listadas as causas referentes àquela pessoa que está envolvida nos processos de produção.

Máquinas

Apesar de apresentarem um trabalho mecanizado e padronizado, não é impossível que o problema tenha sido causado por um erro proveniente do maquinário utilizado para a produção. Logo, aqui deve-se considerar como fator o funcionamento correto das máquinas, assim como sua utilização adequada.

Medição ou Medidas

Uma das causas para uma receita de bolo mal-sucedida pode ser a quantidade de farinha ou leite que você adiciona, certo? Essa situação pode ser aplicada para outras ocasiões, também. Logo, as medidas são fortes candidatas para gerar alguma alteração no produto final. Ao preencher essa categoria, deve-se levar em consideração todas as medidas, métricas, a calibração dos instrumentos de medição, assim como sua eficácia.

Meio Ambiente

Frequentemente esquecido, o meio ambiente pode influenciar e muito no produto final de um projeto. Seja sua iluminação, temperatura, localização dos equipamentos e instrumentos, posicionamento e dinâmica das pessoas colaboradoras. Se algum desses fatores estiver muito alterado, pode ser que essa seja a causa do problema.

Cada uma dessas categorias é colocada ao redor da espinha dorsal da figura do “peixe” no diagrama de ishikawa. Suas ramificações são as causas. Já as ramificações dessas causas podem ser as razões que as ocasionaram. Confira a imagem a seguir para entender melhor:

Para que serve o diagrama de ishikawa?

O diagrama de Ishikawa, em sua essência, está intimamente ligado à área de indústria e manufatura pelos seus elementos primordiais. Desse modo, pode ser usado para resolução de problemas e controle de qualidade de uma produção. Com a ajuda desta ferramenta, é possível localizar clinicamente a origem de um problema ou efeito que prejudica o produto final.

Diagrama de ishikawa: exemplos de uso!

Existem diversos outros modos de se utilizar o diagrama de ishikawa para além do que já falamos até agora, nas mais diversas áreas de atuação. Por exemplo, veja sua aplicação para pessoas que têm carreira na área de Tecnologia.

Seria fantástico se as pessoas desenvolvedoras não sofressem com problemas e erros. Mas, com toda a demanda do mercado e a constante ampliação da área, desenvolver softwares está cada vez mais semelhante a um processo industrial. Com isso, vem toda a divisão do trabalho e outros modos de gerenciamento, como a autogestão.

Assim, é imprescindível que todas as áreas estejam trabalhando de maneira sistêmica e harmônica. Quando isso não ocorre, é muito comum que o projeto em andamento tenha atrasos, que podem constituir um problema grave para a empresa ou startup para a qual se trabalha. Nesse caso, o diagrama de ishikawa pode ajudar!

Para isso, basta somente adaptar um pouco o significado de cada categoria. Por exemplo, pode ser que o processamento dos computadores utilizados no processo de compilação não seja suficiente, caracterizando uma causa de máquina, ou que a linguagem de programação escolhida seja muito complexa para o tipo de projeto, causando um problema de material.

Caso as pessoas colaboradoras não tenham domínio da linguagem, o problema seria por conta da mão de obra, e se o tempo estipulado para a produção foi curto, significa que a causa está nas medidas.

Como outro exemplo, podemos citar a situação de pessoas que trabalham com Marketing de Conteúdo. Nessa área, assim como na programação, os resultados não serão satisfatórios se todos os procedimentos não estiverem alinhados. Da mesma forma, o diagrama de ishikawa será útil para alinhar essas etapas.

Vamos supor que um determinado blog não receba a quantidade de acessos estimada. Sendo assim, como ficariam as divisões nas categorias do diagrama?

As causas levantadas podem incluir posts que não são bem ranqueados nas páginas de pesquisa por conta de serem rasos e com pouco conteúdo, o que caracterizaria um erro de material. Outro motivo poderia incluir a má estruturação do blog ou seu baixo apelo visual, apresentando uma causa referente ao meio ambiente. Por vezes, as palavras-chave utilizadas não são as mais relevante para o assunto, causa que pode ser incluída na categoria de métodos.

Esses são apenas alguns exemplos de como flexibilizar o diagrama de ishikawa para que ele possa auxiliar outras áreas e solucionar problemas independentemente de sua carreira.

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Fonte: blog.betrybe.com (Texto Adaptado).

Não é raro ouvir de colegas de trabalho, amigos ou familiares aquela clássica pergunta: “Se meu dia tivesse mais 24 horas, será que eu daria conta de tudo”?

E não é raro se sentir assim, quase que insuficiente.

Vivemos em um ritmo acelerado. Muitas vezes, fica a sensação de que nunca sobra tempo para fazermos o que precisamos ou o que gostaríamos de fazer. 

Sabemos que desacelerar nem sempre é uma opção viável, mas existem outras alternativas que podem ajudar a melhorar nossa gestão de tempo e, consequentemente, aliviar a sensação de que estamos todos os dias correndo atrás do relógio.

Por isso, no artigo de hoje, vamos conhecer a Técnica Pomodoro, um método criado na década de 1980 por um estudante que sentia que seu tempo escorria pelas mãos.

Vamos lá?

40 anos atrás, o tempo também voava: a origem da Técnica Pomodoro

A angústia que sentimos hoje ao não vermos uma luz no fim do túnel infinito das tarefas não é necessariamente uma novidade.

Quando a Internet ainda engatinhava e smartphones não eram sequer uma ideia, o estudante universitário italiano Francesco Cirillo também sofria com a sensação de não saber para onde estava indo seu tempo.

Em seu livro “A Técnica Pomodoro”, ele relata que sentia-se improdutivo nos anos iniciais da faculdade, o que o fez procurar uma forma de mudar a situação.

Um dia, ao observar seus colegas e a si mesmo, entendeu que o que estava sentindo tinha origem sobretudo nas inúmeras interrupções e distrações ao longo do dia.

A partir disso, decidiu fazer uma aposta consigo mesmo. O desafio era estudar — de verdade, com 100% de foco e sem interrupções — por dez minutos.

Segundo Francesco, os resultados não apareceram imediatamente, mas essa foi a semente do que viria a se tornar a Técnica Pomodoro, que consiste em dividir o fluxo de trabalho em ciclos de concentração.

Para controlar o tempo de foco, Francesco usava um cronômetro de cozinha que tinha o formato de um pomodoro —  tomate, em italiano. Daí o nome da técnica!

Afinal, como funciona a Técnica Pomodoro?

A Técnica Pomodoro é relativamente simples: como já vimos, o método se baseia na divisão das tarefas por blocos de concentração intensa.

Segundo Francesco Cirillo, dessa forma, nosso cérebro fica mais ágil, e nossa gestão de tempo, mais eficiente.

Para colocar o método em prática, não é preciso muito. Basta separar um cronômetro, lápis e borracha e uma lista de tarefas (ou, caso você seja daqueles que nem sabe mais o que é escrever em um pedaço de papel, basta pegar o seu computador ou celular).

Com o seu “kit pomodoro” em mãos, você terá alguns passos para seguir:

1. Faça uma lista de tarefas

O primeiro passo é fazer uma lista com todas as tarefas que você precisa fazer ao longo do dia.

Assim, você consegue visualizar suas demandas e organizá-las de acordo com a prioridade de cada uma.

2. Divida seu tempo em períodos de 25 minutos

Lembra do cronômetro em forma de tomate de Francesco Cirillo? Não foi à toa que ele inspirou o nome da Técnica Pomodoro.

O cronômetro girava por 25 minutos. Assim, para você utilizar o método, é preciso dividir seu tempo em ciclos desse mesmo intervalo de tempo, carinhosamente chamado de “pomodoro”.

3. Trabalhe por um pomodoro

Depois de setar o seu cronômetro, você deve se concentrar e trabalhar por 25 minutos (um pomodoro), sem interrupções.

Não se preocupe em finalizar cada tarefa em exatamente um pomodoro. Algumas podem durar menos, outras mais, mas isso não é um problema.

O importante é trabalhar com o máximo de concentração possível.

4. Faça um intervalo de cinco minutos

Quando o primeiro pomodoro acabar, dê um “check” nas tarefas concluídas ou anote o status do seu trabalho (por exemplo: “70% concluída”) e faça uma pausa de cinco minutos.

Durante esse intervalo, procure fazer coisas que não estejam relacionadas à tarefa na qual você está trabalhando, como ir ao banheiro, buscar um copo d’água ou simplesmente descansar no sofá.

5. Repita o processo três vezes e aumente o tempo do intervalo

Depois da pausa, volte a trabalhar por mais um pomodoro e repita o processo até fechar quatro ciclos.

A cada uma hora completa de concentração, você deve aumentar o tempo do intervalo, passando para algo entre 15 e 30 minutos.

Essa etapa é essencial para oxigenar o cérebro, o que auxilia no aumento da agilidade mental.

Quais os benefícios da Técnica Pomodoro?

Além de ser um método de fácil aplicação, a Técnica Pomodoro oferece resultados muito positivos.

Com o aumento da concentração e, consequentemente, da produtividade, ela ajuda a diminuir o estresse e a ansiedade.

Além disso, a etapa de anotar no papel (ou no celular) tudo o que precisa ser feito pode ajudar na definição de metas e objetivos de curto prazo. Assim, você não só se organiza melhor, como também pode acompanhar seus avanços profissionais e pessoais.

Para finalizar com chave de ouro, a Técnica Pomodoro ainda pode ser uma excelente ferramenta para o processo de autoconhecimento. Depois de alguns dias ou semanas de prática, você pode descobrir:

• Quais são as suas principais distrações;
• Quanto tempo você precisa para realizar cada tipo de tarefa; e
• Quais são as interrupções mais frequentes ao longo do seu dia.

Apesar de ter surgido com o objetivo de aumentar a produtividade nos estudos, a Técnica Pomodoro é muito versátil, podendo ser usada para o trabalho, projetos específicos ou até tarefas domésticas.

Ah, e não custa lembrar que os parâmetros de tempo que mostramos aqui são os utilizados no método clássico, mas nada impede que você os adapte para encontrar o equilíbrio ideal entre trabalho e descanso para você!

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Fonte: warren.com.br

 

A gestão de equipes é tão importante que grandes empresas têm dedicado uma parcela considerável do seu orçamento na formação de líderes internos, capazes de manterem seus times engajados e com a capacidade de aumentar a produtividade tanto individual quanto coletiva.

E na sua empresa, as suas equipes estão funcionando bem? Vamos fazer um pequeno teste, respondendo às seguintes perguntas:

• Você sabe responder em que as equipes estão trabalhando?
• Os colaboradores sabem exatamente quais são as atividades que eles devem realizar primeiro?
• Há pouca necessidade de retrabalho?
• A comunicação é harmônica e ágil?
• Há pouca rotatividade de colaboradores nas suas equipes?

Se você respondeu não a qualquer uma dessas perguntas, tenha certeza: a sua equipe ainda não produz tanto quanto poderia, e sua empresa está perdendo dinheiro!

Nesse caso, é preciso investir mais esforços na gestão de equipes, tornando-a uma grande aliada para aumentar o resultado da empresa sem precisar fazer novos investimentos.

Neste artigo trazemos cinco dicas importantes para melhorar a gestão de equipes em sua empresa, aumentando a produtividade e satisfação dos seus times. Boa leitura!

Como aumentar a produtividade do seu time de trabalho:

1. Garanta que todos trabalhem pelos mesmos objetivos

O primeiro passo é garantir que todos saibam quais são os objetivos da equipe e da empresa. Esses objetivos já podem ser divulgados logo após os gestores terem criado o planejamento estratégico do negócio.

A partir daí, cada colaborador deve estabelecer metas individuais que estejam de acordo com as metas coletivas. Além disso, é importante que os objetivos sejam atualizados com frequência, visto que é comum que haja alterações na economia, no mercado e nas demandas da empresa.

Uma boa gestão de equipes requer que o time seja sempre informado sobre cada atualização realizada. Esses são cuidados essenciais para garantir que todos os colaboradores remem em uma mesma direção, rumo a resultados melhores que beneficiem toda a organização.

O modelo de planejamento do Balanced Scorecard pode ser uma ferramenta de grande utilidade na definição dos objetivos tanto coletivos quanto individuais. No conceito de gestão de equipes, ele irá ajudar cada time a entender como sua participação é importante para contribuir com o planejamento macro da empresa, como ela afeta outros setores e qual o impacto do seu trabalho nos resultados da organização.

2. Mantenha o time motivado: compartilhe informações

Colaboradores motivados trabalham mais e melhor, por isso, é fundamental encontrar maneiras de aumentar o engajamento do time. Uma maneira de fazer isso é mostrando aos funcionários que eles são parte importante da empresa. Para isso, é preciso dividir notícias, novidades e conquistas.

A gestão de equipes também envolve mostrar o papel de cada membro na organização, fazendo com que eles entendam exatamente porque o trabalho desempenhado por eles é essencial para o sucesso da organização. Faça do colaborador um embaixador dos objetivos da empresa!

3. Busque soluções práticas para uma comunicação mais efetiva

Uma gestão de equipes sem comunicação é garantia de um time ineficiente. Afinal, se um colaborador não sabe no que o outro está trabalhando ou qual é o status das atividades da equipe, como pode garantir que o seu trabalho esteja de acordo com as necessidades gerais do time?

Falhas na comunicação são as principais responsáveis pelo retrabalho, algo que resulta em perda de horas de trabalho e de recursos para a empresa. Para evitar isso, é essencial que o gestor busque soluções que melhorem a forma como a equipe troca informações. Duas dicas para isso:

• Reuniões frequentes e objetivas em que todos tenham vez para falar;
• Procure uma plataforma de comunicação que seja clara e acessível;

4. Alinhe a gestão de equipes à gestão de tarefas

Mais um ponto importante para garantir o engajamento do time e realizar uma gestão de equipes eficiente, é permitir que todos conheçam as tarefas dos colegas e saibam qual é o status de cada atividade. Assim, além de todo o time saber exatamente quanto falta para que o grupo cumpra suas metas, um pode oferecer ajuda ao outro sempre que necessário. Isso também é útil para que o gestor tenha controle sobre as tarefas e andamento de processos.

Para isso, pode ser usado um painel físico, como um quadro em que cada um pode anotar as suas tarefas, ou um software de controle de tarefas digital — escolha um que garanta mais agilidade à equipe, já que todos os registros podem ser atualizados, compartilhados e criados mais facilmente.

5. Gerencie o tempo

O gerenciamento de tempo é uma disciplina essencial na gestão de equipes. Times muito sobrecarregados podem atrasar com frequência suas entregas, além de se desmotivarem pelo estresse gerado com o acúmulo de atividades.

Da mesma forma, a gestão de tempo ajuda no acompanhamento da produtividade tanto coletiva quanto individual, sendo um aliado para gestores na gestão de suas equipes.

Dica: Saiba mais sobre gerenciamento do tempo neste artigo: Como fazer um gerenciamento de tempo de forma eficaz

6. Ofereça feedback constante

Também é papel do líder mostrar aos membros do time suas forças e fraquezas. Isso é essencial para que os colaboradores estejam em constante melhoria — algo que reflete na produtividade. O feedback é a ferramenta ideal para isso, veja de que maneira utilizá-la:

• Feedback construtivo: Chame cada funcionário individualmente para conversar sobre pontos que podem ser melhorados. O ideal é oferecer exemplos que ajudem a pontuar as suas observações. Ofereça dicas e deixe claro que o colaborador pode contar com a sua ajuda e do time para aperfeiçoar suas habilidades profissionais.
• Feedback positivo: Também é importante que os seus funcionários saibam que os seus talentos e esforços individuais são reconhecidos. Use o feedback positivo para destacar as forças de cada colaborador — isso pode ser feito em uma reunião ou e-mail coletivo, se você preferir. Elogios são excelentes ferramentas motivacionais e devem ser usadas com frequência!

Além disso, é preciso lembrar de comemorar as conquistas do grupo. Isso faz com que os funcionários sintam que são realmente parte de um time e que esse time é reconhecido pela empresa. Essa celebração pode ser feita em um happy hour ou em um café da manhã especial oferecido pela companhia.

Concluindo, comunicação é o segredo

Podemos resumir dizendo que, se a equipe não trabalha em seu potencial máximo, com certeza existem falhas na comunicação interna. É essencial que o gestor consiga comunicar-se com a equipe para mantê-la motivada e bem direcionada rumo aos objetivos da empresa.

É claro que quanto mais sinergia há na equipe, melhores são os resultados obtidos. Por isso, também vale destacar a importância de escolher bem os membros que vão compor o time. Ou seja, é preciso que o gestor tenha um cuidado especial durante a contratação de novos colaboradores para reconhecer profissionais que se encaixem na cultura da empresa e no perfil do time de trabalho.

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Fonte: Senior.com.br

O Effetivo é um  sistema de gestão da qualidade online. Nele, encontramos ferramentas  que, em tempo real, são capazes de proporcionar interação e controle de tarefas entre módulos e usuários.

O nosso Effetivo é um sistema de gestão desenvolvido para tornar a visão dos processos e procedimentos de qualidade clara e objetiva, facilitando o controle e a análise para tomada de decisões, otimizando tempo e agregando valor aos resultados obtidos. Contamos com uma equipe de consultores para disponibilizar treinamento e atualizações periódicas que mantém nosso sistema sempre à frente.

• Redução de documentos em papel
• Controle do status das tarefas
• Planejamento Estratégico

• Controle de reuniões, atas e compras
• Quantidade de usuários ilimitada
• Serviços de avaliação de fornecedores

Alguns benefícios

• Agilidade nas informações, reduzindo deslocamento e/ou retrabalho. ZERO de investimento em infra estrutura, velocidade na disseminação dos procedimentos para grandes empresas, excelente relação custo x benefício, e muito mais.
• Os usuários podem acessar o sistema Effettivo sem restrições de acessos simultâneos, caso a empresa cresça o acesso pode crescer junto, pois entendemos que a qualidade deve chegar a todos os membros
  da sua empresa.
• A interatividade do Effettivo é 100%. Nele, todos os colaboradores são  interligados em um sistema de alertas direcionados para os e-mails que vão desde a entrada de uma não conformidade como um resumo de ocorrências em aberto para o RD da empresa.

E muito mais….

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Os gurus da qualidade em empresas e processos são unânimes em uma afirmação: desafios de gestão são metas não batidas. Entretanto, dentro de uma empresa funcionando, quais são essas metas e qual é o papel do engenheiro em um processo já bem estabelecido?

É aí que entramos na melhoria contínua. Embora um processo possa ter taxas de sucesso de 80%, um número positivo para a maioria dos âmbitos, os outros 20% podem significar altas taxas de desperdício de materiais, alto índice de retrabalho, entre outros aspectos que danificam e custam recursos e não agregam nenhum valor ao produto final.

O Ciclo PDCA

Portanto, é imprescindível que as empresas adotem uma postura estratégica quanto ao seu posicionamento, criando metas que garantirão seu crescimento e não sua estagnação. Um dos métodos mais conhecidos para a criação destas metas e a geração de melhoria contínua dentro da indústria é o ciclo PDCA (plan – do – check – act)

1. Plan (Planejar): Estabelece as expectativas de uma empresa em relação a um determinado processo. Se a meta da empresa é chegar a 100% de taxa de sucesso em sua produção, é este ponto que as metas tem que atacar nesta etapa.
2. Do (Fazer): Implementar o plano determinado na etapa de planejamento. Coletar dados para mapeamento e análise dos próximos passos. Elaborar os indicadores das metas, que são sempre determinados na saída.
3. Check (Checar): Estudar os resultados gerados via indicadores e números. Esta etapa depende de outras etapas altamente mensuráveis. Não se avalia taxa de resultados pelo “feeling” do funcionário: o sucesso está em desenvolver métodos de controle de produção mais eficazes, e determinar o quão mais eficazes eles serão.
4. Act (Agir): Medidas corretivas que voltam à primeira etapa do processo. Neste ponto, o projeto inicial de melhoria já não existe mais: ele foi melhorado, adaptado e se tornou uma personalidade à parte do que se conhecia como processo na empresa.

O principal objetivo do Ciclo PDCA é que ele seja, realmente, cíclico. A iteração (ou repetição) é o que garante que, a cada etapa, mais problemas serão solucionados e que haverá, efetivamente, melhoria no processo.

Quer saber mais sobre como aplicar um bom ciclo PDCA na sua empresa para a redução de desperdício de matéria-prima e melhorias no supply chain? Contate-nos e conheça mais sobre melhoria contínua e nossos serviços!

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Fonte: materiaisjr.com.br