Você já teve aquela sensação de que as pessoas têm muito tempo sobrando, enquanto você parece precisar de mais do que 24 horas por dia para fazer tudo o que planejou? É claro que ninguém necessita do dia todo para cumprir as tarefas de rotina, mas esse sentimento é comum quando existem falhas na gestão de tempo.
As habilidades para gerir melhor o tempo podem ser aprendidas por meio de técnicas, além do mais algumas ferramentas são úteis para auxiliar a aplicação desses métodos, assim é possível ganhar produtividade nas atividades diárias. Com uma agenda organizada, realmente acaba sobrando tempo para o lazer, atividades físicas, passeio com a família etc.
Pensando em ajudá-lo na gestão do tempo, seja no âmbito pessoal, seja na vida profissional, seja ainda nas atividades de estudos, separamos algumas dicas valiosas de técnicas que vão ajudar você, confira:
Por que a gestão de tempo é importante?
A palavra gestão está relacionada com a capacidade de administrar algo da melhor maneira possível. Quando falamos em gerenciar o tempo, estamos tratando da escolha de metodologias direcionadas para a organização do tempo, tudo isso no intuito de aumentar a produtividade e a eficácia das tarefas do dia a dia.
Quando você não consegue gerenciar o seu tempo, dificilmente terá eficácia na gestão de outras atividades. Nesse sentido, os principais benefícios são:
- pontualidade;
- disciplina;
- resultados positivos e rápidos;
- confiança;
- produtividade;
- menos estresse.
O objetivo é fazer tudo da melhor forma no menor tempo. Assim, os primeiros passos incluem identificar:
- o que é mais importante;
- quantas horas você gasta para certas atividades;
- quais tarefas podem ser solucionadas com rapidez;
- quais atividades vão exigir mais a sua atenção etc.
Nem sempre conseguimos mensurar essas ações, mas isso pode mudar quando você conhece algumas técnicas e ferramentas de auxílio na gestão do tempo. Como veremos, elas podem ser utilizadas para organizar as tarefas de casa, os estudos e a rotina de trabalho.
Quais as principais técnicas?
Além do planejamento, da definição de metas e objetivos, dos prazos e da organização de tarefas de acordo com as suas prioridades, algumas técnicas foram desenvolvidas para que tudo isso aconteça com eficácia. Conheça as mais utilizadas!
1. Pomodoro
A técnica pomodoro consiste na organização do tempo para as atividades diárias, principalmente para quem não consegue manter a concentração. Para aplicá-la, basta programar o cronômetro para tocar a cada 25 minutos, que é quando você terá 5 minutos de descanso.
Esse é um tempo estimado no estudo para o desenvolvimento da técnica, porém, nada impede que você estipule os minutos de acordo com a sua realidade. Enfim, comece fazendo testes e lembre que o intervalo é para se desligar da atividade, mas tenha cuidado com distrações, como as redes sociais, pois, sem ver, os 5 minutos se transformam em horas.
2. GTD
O método GTD é um aliado para quem tem muita coisa para fazer e não sabe ao certo por qual caminho seguir para ser produtivo. A sigla significa Getting Things Done, que pode ser traduzido para “a arte de fazer acontecer”, em português. E é literalmente isso que a técnica propõe, por meio de 5 passos, são eles:
- capturar: é o momento de escrever tudo o que você precisa fazer, ou seja, tirar da mente para algum lugar seguro e com acesso rápido;
- esclarecer: analisar os dados levantados na etapa anterior e entender a demanda de cada um deles;
- organizar: fazer listas de acordo com as necessidades e possibilidades para concluir as atividades;
- refletir: revisar, atualizar e ter uma perspectiva quanto à produtividade;
- engajar: fazer aquilo que realmente deve ser feito, sem distrações com assuntos que não precisam de atenção no momento.
A ideia principal desse método é manter a mente tranquila em relação ao controle do que precisa ser realizado dentro do tempo certo.
3. Kanban
A palavra Kanban tem origem japonesa e pode ser traduzida como “cartão” ou “sinalização”. Na prática, o método é muito empregado na indústria para controlar o estoque. Como a tradução sugere, os cartões servem para sinalizar, de maneira visual e simbólica, as ações e tarefas.
Os post-its, usados para fazer anotações e deixar lembretes na rotina de várias pessoas, são úteis nesse método. Eles podem ser removidos e indexados em diferentes lugares da sua agenda ou do quadro de anotações de uma empresa.
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Fonte: blog.ens.edu.br (Texto adaptado)
