Se você é empresário, ou pretende ser, precisa saber que manter a organização intacta durante todos os processos do seu negócio é algo fundamental. Sejam esses processos internos ou externos, é muito importante que tudo seja sempre muito bem organizado, para que nada se perca, e para que todas as etapas dentro da empresa fluam de uma ótima maneira.
Uma boa organização é capaz de trazer mais benefícios do que você pode imaginar, inclusive aumentar os lucros gerais do seu negócio. Ficou curioso? Continue a leitura deste artigo e conheça algumas maneiras de manter sua empresa sempre organizada, além dos benefícios você vai ter com essa melhoria.
1 – Seja, você, o exemplo de organização
Uma empresa é feita de pessoas, e todas elas precisam manter a organização para que o negócio esteja, também, organizado. Para exigir dos colaboradores, é imprescindível que o próprio empreendedor seja o exemplo, afinal, de nada adianta cobrar dos funcionários, algo que você mesmo não faz.
A organização está em todas as etapas, desde as tarefas diárias, até os maiores compromissos como, por exemplo, importantes reuniões e negociações. É importante, também, manter uma organização intacta na hora de delegar processos, se comunicar com os funcionários e passar tarefas, definindo prazos.
Entretanto, como manter uma boa organização pessoal? Siga à risca todas as dicas a seguir antes de exigir que a empresa, como um todo, cumpra estes processos.
2 – Incentive a organização do time
Como dito anteriormente, todos os colaboradores da empresa precisam estar alinhados e organizados para que o negócio flua de uma maneira positiva. Portanto, por que não procurar maneiras de incentivar essa organização dentro da companhia?
Uma dica é avaliar os funcionários, individualmente, pela utilização dos processos de organização, analisando se estão seguindo corretamente e levando a sério as solicitações dos superiores.
Com essa avaliação, você pode, até mesmo, oferecer uma bonificação para aqueles que tenham uma melhor organização. Vale ressaltar, aqui, que um bônus não é somente um valor em dinheiro, certo? Essa bonificação pode ser feita de diversas maneiras como, por exemplo, um dia de folga ou, até mesmo, um brinde da empresa. Esse reconhecimento, com certeza, ajudará, e muito, na transformação da companhia para um ambiente muito mais organizado, pois os funcionários irão se empenhar muito mais para manter processos organizados.
3 – Mantenha seus arquivos organizados
Aqui, nossa primeira dica é: elimine o papel! O seu escritório ficará mais limpo e, consequentemente, mais organizado, além de você ajudar muito na sustentabilidade do planeta.
Existem inúmeras maneiras de armazenar todos os arquivos, documentos e contratos referentes à sua empresa, no computador. Ao salvar os arquivos na nuvem, além de você poder acessar de diferentes computadores, você não ocupará espaço físico dentro da empresa, ganhando mais espaço e ainda mantendo o ambiente mais organizado.
Outra dica, na questão dos arquivos, é prezar pela organização também no espaço virtual. É imprescindível nomear pastas e arquivos de jeitos fáceis, e que você se lembre depois, de maneira que todos os colaboradores consigam entender e encontrar o que precisarem, quando for necessário.
Falando em tecnologia, nossa terceira dica inclui utilizar softwares de processos, que separe as funções de cada colaborador, as tarefas de cada um deles e a situação de todos os processos que estão sendo realizados dentro da companhia, mostrando em que etapa cada um deles está.
Além de manter uma boa organização, armazenar arquivos na nuvem também ajuda na proteção dos dados de clientes e fornecedores, o que é algo de extrema importância.
4 – Seja organizado, pareça organizado
Você já passou por alguma situação de tentar comprar algo, ou contratar algum serviço ou, até mesmo, entrar em contato com o suporte de um serviço já contratado e, durante esse processo, percebeu que a empresa em questão era extremamente desorganizada? Qual foi a sensação ao passar por isso?
Tenho certeza que todas as pessoas que percebem a desorganização de uma empresa, mudam totalmente sua percepção sobre os serviços oferecidos por ela, pois a organização é um dos pilares fundamentais para a realização de um bom atendimento ao cliente.
Nossa quarta dica é que, além de você ter uma empresa organizada, os clientes precisam perceber essa organização e, aqui entra mais uma vez, a importância de toda a equipe estar alinhada com as novas práticas da instituição.
5 – Automatize a gestão da sua empresa
Você sabia que uma ótima gestão pode ser feita de maneira automatizada?
Veja, a seguir, algumas das vantagens que você vai ter ao contratar um bom sistema de gestão.
Melhora no controle de informações
A automatização de processos facilita, e muito, o controle e análise de informações, fazendo com que melhores decisões possam ser tomadas e, consequentemente, que a produtividade seja elevada a um nível superior.
Uma melhor alocação de recursos
O processo automatizado é mais barato e mais eficiente e, além de fazer com que o seu negócio obtenha mais lucros, faz com que ganhe mais capital para realizar investimento em outros setores, o que garante uma melhoria na qualidade dos serviços oferecidos pela empresa.
Diminui significativamente a chance de falhas operacionais
Trabalhar somente com pessoas faz com que muitos erros possam acontecer no percurso de todos os processos realizados pela empresa como, por exemplo, um erro de digitação ou um mal entendido. Agora, se tudo estiver integrado com um sistema de gestão, determinada ferramenta de controle logístico, financeiro, ou outro, e for automatizado, essas falhas serão extremamente reduzidas e você ainda conseguirá alocar o funcionário para fazer outro trabalho tão importante quanto.
Diminui os gastos com treinamento
Um processo automatizado de ótima maneira, fornece todas as instruções necessárias para o passo a passo de utilização do sistema, tornando desnecessário o envio de algum profissional exclusivamente para treinamentos e reduzindo gastos com burocracias e perdas de materiais, além de aumentar o tempo útil de todos os trabalhadores, no geral.
Padronização de processos
Esse benefício faz com que todos os processos tenham um padrão, um roteiro preestabelecido, que deve ser seguido em qualquer situação. Ele, também, oferece liberdade para que os gestores realizem ajustes nestes processos conforme as mudanças/necessidades da companhia.
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Fonte: gestaosolution.com.br
